Proveedores¶

Los Proveedores (también conocidos como vendedores) representan las empresas a las que compra software, servicios y soporte. Vincule proveedores a aplicaciones, contratos y líneas OPEX para hacer seguimiento de las relaciones con proveedores y el gasto en todo su portafolio IT.

Primeros pasos¶

Navegue a Datos maestros > Proveedores para abrir el directorio de proveedores. Haga clic en Nuevo para crear su primera entrada.

Campos obligatorios: - Nombre: El nombre del proveedor o vendedor

Opcionales pero útiles: - ID de proveedor ERP: ID de referencia de su sistema ERP o de compras - Notas: Notas de texto libre sobre la relación con el proveedor

Consejo: Cree proveedores antes de añadir aplicaciones o contratos. Así podrá vincularlos durante la creación.

Trabajar con la lista¶

La lista de Proveedores ofrece un directorio buscable y ordenable de todos sus vendedores.

Columnas predeterminadas: - Nombre: Nombre del proveedor (haga clic para abrir la página del proveedor) - ID de proveedor ERP: ID de referencia de sistemas externos

Columnas adicionales (mediante el selector de columnas): - Estado: Habilitado o Deshabilitado - Notas: Información adicional - Creado: Cuándo se creó el registro

Cada celda de una fila es clicable y abre la página de ese proveedor.

Ordenación predeterminada: Por nombre, alfabético. La ordenación de una columna de texto ignora mayúsculas, minúsculas y acentos.

Filtrado: - Búsqueda rápida: Busca en los campos del proveedor - Alcance de estado: Utilice el selector Mostrar: Todos / Activos / Desactivados encima de la cuadrícula para filtrar por estado. La lista muestra por defecto los proveedores activados

Acciones: - Nuevo: Crear un nuevo proveedor (requiere suppliers:member) - Importar CSV: Importación masiva de proveedores (requiere suppliers:admin) - Exportar CSV: Exportar la lista a CSV (requiere suppliers:admin) - Eliminar seleccionados: Eliminar proveedores seleccionados (requiere suppliers:admin)

La página del proveedor¶

Haga clic en una fila para abrir la página del proveedor. Use las flechas de la parte superior, o las teclas de flecha izquierda y derecha, para pasar de un proveedor a otro sin volver a la lista. Cada cambio se guarda solo: no hay botón de guardar.

La página tiene dos pestañas: Vista general y Contactos.

Título: el nombre del proveedor. Haga clic en él para editarlo; el cambio se guarda al salir del campo o al pulsar Intro, y Escape lo cancela. El nombre es obligatorio y debe ser distinto del de todos los demás proveedores, sin distinguir mayúsculas y minúsculas (SAP y sap son el mismo nombre): KANAP muestra el mensaje bajo el nombre y conserva el nombre guardado.

Referencia: el ID de proveedor ERP, cuando el proveedor tiene uno, aparece antes del nombre. Haga clic en él para copiarlo.

Encabezado, bajo el nombre: - Estado: Activado o Desactivado. Haga clic para cambiarlo. Elegir Desactivado desactiva el proveedor de inmediato: el fin de validez pasa a ser la hora actual. - Contactos: cuántos contactos están vinculados al proveedor. Haga clic para abrir la pestaña Contactos. - Usado en: cuántas líneas presupuestarias, contratos, aplicaciones y activos usan el proveedor. Haga clic para ir a la sección Usado en de la pestaña Vista general.

Propiedades (el panel de la derecha, que se abre con su pestaña o la tecla P): - ID de proveedor ERP: el ID del proveedor en su sistema ERP o de compras. Se guarda al salir del campo o al pulsar Intro. - Ciclo de vida: el interruptor de estado y la fecha de Fin de validez. Deje la fecha vacía para que el proveedor siga activo indefinidamente, o indique una fecha futura para programar su fin.

Notas: notas libres sobre el proveedor, en la pestaña Vista general. Se guardan un momento después de dejar de escribir, y al salir del campo.

Editar requiere el permiso suppliers:member. Los usuarios de solo lectura ven la misma página pero no pueden hacer cambios.

Pulse Escape o haga clic en el botón de cierre para volver a la lista.

Contactos¶

La pestaña Contactos lista los contactos vinculados a este proveedor por tipo de contacto:

Tipo de contacto	Propósito
Comercial	Contactos de ventas y gestión de cuentas
Técnico	Contactos de ingeniería y soporte técnico
Soporte	Contactos de helpdesk y atención al cliente
Otro	Cualquier contacto que no encaje en los tipos anteriores

Cómo funciona: - Cada sección lista sus contactos por nombre. Haga clic en un nombre para abrir la página del contacto. - Añadir existente: busque un contacto por su nombre y elíjalo. El vínculo se guarda al instante. - Nuevo contacto: abre el formulario de contacto con el proveedor y el tipo de contacto ya rellenados. KANAP le devuelve a esta pestaña una vez creado el contacto. - El botón de papelera elimina el vínculo. El contacto sigue en sus contactos. Un mensaje lo confirma, con una acción Deshacer que vuelve a vincular el contacto.

Consejo: mantenga al menos un contacto por proveedor para que la comunicación con él esté siempre a un clic.

Usado en¶

La sección Usado en, bajo las notas de la pestaña Vista general, lista lo que hace referencia a este proveedor, una lista por tipo, cada una con su número:

Líneas presupuestarias: las líneas OPEX y CAPEX cuyo proveedor es, con su referencia (BL-12) y su tipo.
Contratos: los contratos con este proveedor.
Aplicaciones: las aplicaciones de las que es el fabricante.
Activos: los activos a los que da soporte (el proveedor de soporte del activo).

Haga clic en una fila para abrir su página. Los elementos desactivados muestran Desactivado y aparecen después de los demás. Una lista muestra hasta 50 elementos e indica cuántos hay en total. Con más de 50, las líneas presupuestarias, los contratos y las aplicaciones tienen un enlace como Ver los 57 que abre su lista filtrada por este proveedor. Solo ve las listas que tiene permiso para leer: un usuario sin acceso a los contratos no ve la lista de contratos. Un proveedor que nada usa muestra una línea que lo indica.

Consulte esta sección antes de desactivar o eliminar un proveedor. Un proveedor que aún usan líneas presupuestarias, contratos, aplicaciones o activos no se puede eliminar. El mensaje cuenta lo que lo usa, por ejemplo "Este proveedor se usa en 2 contratos y 1 aplicación". Desactívelo en su lugar. En la lista, la confirmación nombra los proveedores que se conservan así, con lo que los usa, antes de eliminar nada. Para eliminarlo de todos modos, indique primero otro proveedor en esas líneas presupuestarias, contratos, aplicaciones y activos, o quítelo donde sea opcional (un contrato siempre necesita uno). Después elimínelo.

Crear un proveedor¶

Haga clic en Nuevo en la lista. Rellene el nombre (obligatorio), el ID de proveedor ERP y las notas, y luego haga clic en Crear. El proveedor se crea activado y se abre su página, con la pestaña Contactos disponible.

Importación/exportación CSV¶

Exportar CSV descarga los proveedores que muestra la lista, con su búsqueda, sus filtros y su orden. Elija Todo el registro en el diálogo para descargar todos los proveedores, activados y desactivados. El diálogo se cierra una vez descargado el archivo. Importar CSV vuelve a leer un archivo. El diálogo de importación incluye también Descargar plantilla: un archivo solo con los encabezados. Indica los valores aceptados.

Las columnas:

Columna	Contenido
`name`	Obligatoria. El nombre del proveedor. Las filas se emparejan por este nombre
`erp_supplier_id`	El ID del proveedor en su ERP
`commercial_contact`	El correo de un contacto existente. La carga vincula el proveedor con él
`technical_contact`	El correo de un contacto, como arriba
`support_contact`	El correo de un contacto, como arriba
`notes`	Texto libre
`status`	`enabled` o `disabled`
`disabled_at`	El fin de validez: una fecha (`2026-12-31`) o una fecha y hora completas. La exportación escribe solo la fecha. Importada de nuevo, esa fecha conserva el fin de validez guardado. Vacío cuando el proveedor no tiene

Importación:

Use la Verificación previa para validar el archivo antes de aplicarlo y después Cargar
Las filas se emparejan por name, sin distinguir mayúsculas y minúsculas: una fila actualiza el proveedor que nombra, cualquier otra fila crea uno. La grafía guardada se mantiene: una fila sap actualiza SAP, y la verificación previa indica «sap» se ha asociado a «SAP»
name es obligatorio. Cualquier otra celda es opcional
Cada proveedor ocupa una fila. Dos filas con el mismo nombre, aunque cambien mayúsculas y minúsculas, se rechazan en la verificación previa, con los dos números de fila
El correo de un contacto debe pertenecer a un contacto que ya existe en Contactos. Si no, la fila se rechaza en la verificación previa: cree primero el contacto
disabled_at fija el fin de validez, y el estado se deduce de él. Un estado que contradice la fecha se rechaza. Un archivo sin la columna disabled_at se sigue importando: el estado solo fija entonces el ciclo de vida

Notas: - Consulte Archivos CSV para la codificación, el separador y los dos pasos de importación - Importe los proveedores antes que las aplicaciones o los contratos que los referencian. El archivo de presupuesto también crea un proveedor que falta cuando Crear los proveedores que faltan está marcada. Consulte Cargar un presupuesto desde una hoja de cálculo

Consejos¶

Sea consistente con los nombres: Utilice nombres oficiales de proveedores (p. ej., "Microsoft Corporation" en lugar de "MS" o "MSFT") para evitar duplicados.
Añada IDs ERP temprano: Si utiliza un sistema ERP, registrar el ID del proveedor facilita las referencias cruzadas.
Desactive, no elimine: Cuando deje de trabajar con un proveedor, desactívelo en lugar de eliminarlo para preservar los datos históricos en contratos y aplicaciones.
Organice los contactos por rol: Utilice las cuatro categorías de rol para facilitar que los colegas encuentren a la persona adecuada en cada proveedor.
Cree antes de vincular: Añada proveedores a los datos maestros antes de crear aplicaciones o contratos que los referencien.