Modelo de datos del presupuesto¶

Esta página describe cómo KANAP organiza los datos del presupuesto: los objetos, sus relaciones, los campos que identifican un registro y los archivos con los que cada objeto entra y sale. Está pensada para los controllers financieros y los administradores del presupuesto que preparan un paso desde hojas de cálculo u otra herramienta, y para el equipo técnico que conecta una herramienta de BI a una instalación on-premise.

Los archivos descritos aquí son el contrato en el que apoyarse. Sus columnas están documentadas en este manual y se comprueban al importar, y cuando cambia una estructura, la importación rechaza un archivo con la estructura antigua e indica el motivo. Las tablas de la base de datos que hay detrás son internas: cambian cuando KANAP evoluciona. Apoye el paso desde otra herramienta, y cualquier integración, en los archivos.

Los objetos de un vistazo¶

Objeto	Qué contiene	Dónde gestionarlo
Partida OPEX	Un coste recurrente, que se mantiene de un año a otro	Gestión presupuestaria > OPEX
Partida CAPEX	Una inversión, que se mantiene de un año a otro	Gestión presupuestaria > CAPEX
Columnas presupuestarias	Las cinco columnas de importes que cada partida tiene para cada año	Gestión presupuestaria > Administración > Columnas presupuestarias
Líneas de Cantidad y precio	Las líneas a partir de las que se puede calcular una columna	La pestaña Presupuesto de una partida
Asignación	Cómo se reparte el coste de un año de una partida entre empresas o departamentos	La pestaña Asignaciones de una partida
Empresa	Una entidad jurídica que paga, con sus indicadores anuales	Datos maestros > Empresas
Departamento	Una unidad de una empresa, con su plantilla anual	Datos maestros > Departamentos
Plan de cuentas y cuenta	Las cuentas en las que una empresa registra sus partidas	Datos maestros > Planes de cuentas
Centro de coste	Quién responde del gasto, en un árbol de grupos	Datos maestros > Centros de coste
Proveedor	A quién se paga	Datos maestros > Proveedores
Dimensión analítica y valor	Clasificaciones libres para los informes	Datos maestros > Dimensiones analíticas
Calendario laboral	Días laborables por mes y por año, para los precios por día	Datos maestros > Calendarios laborales
Usuario	Responsables de IT y de negocio, responsables del presupuesto	Administración > Usuarios
Monedas	Monedas permitidas, moneda de informes, tipos de cambio	Gestión presupuestaria > Administración > Monedas

Cómo se relacionan los objetos¶

Objeto	Hace referencia a	Cuántos
Partida OPEX o CAPEX	Empresa pagadora	Una
	Cuenta, del plan de cuentas de la empresa pagadora	Una
	Moneda, entre las monedas permitidas	Una
	Centro de coste	Ninguno o uno. No se puede usar un grupo
	Proveedor	Ninguno o uno
	Valor de cada dimensión analítica activa	Ninguno o uno por dimensión
	Responsable de IT y responsable de negocio (usuarios)	Ninguno o uno cada uno
	Años presupuestarios	Uno por año
Año presupuestario de una partida	Columnas presupuestarias	Cinco, cada una con doce importes mensuales
	Líneas de Cantidad y precio	Hasta 50 por columna
	Asignación	Un método, con sus empresas o departamentos
Línea de Cantidad y precio con precio por día	Calendario laboral	Uno
Centro de coste	Empresa	Una
	Responsable del presupuesto (usuario)	Ninguno o uno
	Grupo padre	Ninguno o uno
Grupo de centros de coste	Grupo padre	Ninguno o uno. Un grupo no tiene empresa
Empresa	Plan de cuentas	Uno. Una empresa sin plan propio usa el plan predeterminado para otros países
	País y moneda base	Uno de cada
	Indicadores: plantilla, usuarios IT, facturación	Un conjunto por año
Departamento	Empresa	Una
Cuenta	Plan de cuentas	Uno
Valor analítico	Dimensión analítica	Una

Una partida también se vincula a proyectos, solicitudes, aplicaciones, activos, contratos, contactos, tareas, sitios web y archivos adjuntos. Consulte Vínculos con otros objetos.

Las partidas presupuestarias¶

Partidas OPEX y CAPEX¶

Una partida vive varios años: una licencia de tres años es una partida con tres años presupuestarios. KANAP da un número a cada partida al crearla: OPX-12 para OPEX, CPX-3 para CAPEX. El número identifica la partida en el archivo de presupuesto.

Campo	Columna del archivo de presupuesto	Obligatorio	Notas
Número	`item_number`	Lo asigna KANAP	Vacío en el archivo: crea una partida
Nombre del producto (OPEX), título (CAPEX)	`name`	Sí
Descripción (OPEX)	`description`	No
Tipo de activo fijo (CAPEX)	`ppe_type`	Sí	`hardware` o `software`
Tipo de inversión (CAPEX)	`investment_type`	Sí	`replacement`, `capacity`, `productivity`, `security`, `conformity`, `business_growth` u `other`
Prioridad (CAPEX)	`priority`	Sí	`mandatory`, `high`, `medium` o `low`
Empresa pagadora	`company_name`	Sí	Se toma del centro de coste cuando solo se indica el centro de coste
Proveedor	`supplier_name`, `supplier_erp_id`	No
Cuenta	`account_number`	Sí	En el plan de cuentas de la empresa pagadora
Centro de coste	`cost_center_code`	No	Se rechaza un grupo
Run o build	`run_build`	No	`run` o `build`
Valores analíticos	`analytics:<code>`	No	Una columna por dimensión activa
Responsable de IT, responsable de negocio	`owner_it_email`, `owner_business_email`	No	Usuarios activos
Proyecto	`project`	No	Un número de proyecto, por ejemplo `PRJ-3`
Moneda	`currency`	Sí	Código ISO de tres letras
Inicio de vigencia	`effective_start`	Sí	En un archivo, el 1 de enero del primer año con un importe en la fila, si no del año en curso
Fin de validez	`end_of_validity`	No	La única fecha de fin de una partida
Notas	`notes`	No

Una partida no tiene un estado propio que cargar. Está activa hasta su fin de validez y se desactiva en el plazo de una hora. El responsable del presupuesto que se muestra en una partida viene de su centro de coste y no se guarda en la partida.

Años presupuestarios¶

Cada partida tiene un presupuesto por año. La pestaña Presupuesto muestra el año en curso, los dos años anteriores y los dos siguientes. Un archivo de presupuesto puede exportar hasta doce años a la vez.

Un año presupuestario contiene las cinco columnas presupuestarias con sus importes mensuales, las líneas de Cantidad y precio de cada columna y la asignación del año.

Columnas presupuestarias¶

Cada partida tiene las mismas cinco columnas para cada año. Se definen una vez para toda la organización, tanto para OPEX como para CAPEX.

Posición	Nombre estándar	Nombre en los archivos
1	Presupuesto	`budget`
2	Revisión	`revision`
3	Previsión (oculta por defecto)	`forecast`
4	Realizado	`actual`
5	Aterrizaje previsto	`landing`

Un administrador del presupuesto puede renombrar una columna (hasta 40 caracteres), ocultarla y elegir la columna por defecto. El nombre en los archivos no cambia, así que un archivo sigue funcionando después de un cambio de nombre. Consulte Columnas presupuestarias.
Una columna oculta conserva sus importes y sigue aceptando importaciones.
Las columnas se congelan por año, por columna y por ámbito (OPEX o CAPEX). Una columna congelada rechaza las modificaciones, las importaciones, las copias y los restablecimientos. Consulte Congelar / Descongelar datos.

No hay una sexta columna. Para conservar varias rondas presupuestarias, use una columna por ronda, o copie una columna a otro año u otra columna con Copiar columnas presupuestarias.

Importes mensuales¶

Cada columna de un año presupuestario contiene doce importes mensuales, con dos decimales, en la moneda de la partida. El total anual es la suma de los meses. Un archivo puede llevar el total anual o los doce meses de una columna: un total anual se reparte sobre el periodo de la columna, como en la pestaña Presupuesto.

Cada columna registra también su periodo dentro del año y el origen de sus importes: un reparto, una copia, una entrada a mano o sus líneas de Cantidad y precio. Los informes convierten los importes a la moneda de informes con los tipos de cambio del año. Consulte Configuración de monedas.

Líneas de Cantidad y precio¶

Una columna se puede calcular a partir de líneas, cada una una cantidad por un precio unitario. Cada línea tiene una descripción (hasta 200 caracteres), una cantidad (hasta 3 decimales), una unidad (personas, días o piezas), un precio unitario (hasta 4 decimales), una frecuencia, un periodo o una fecha, y un calendario laboral cuando el precio es por día. El ETC de la columna se deduce de las líneas. Consulte Cantidad y precio.

Estas líneas se introducen en la pestaña Presupuesto. Ningún archivo las contiene. Un archivo de presupuesto escribe los importes mensuales de una columna, y las líneas se quedan con ella como referencia.

Asignaciones¶

Cada año presupuestario de una partida tiene un método de asignación:

Método	Reparto según
Por defecto	El método por defecto de la organización para el año, definido en Método de asignación por defecto
Plantilla, Usuarios IT, Facturación	Los indicadores de las empresas para el año
Manual por empresa	Un indicador, entre las empresas que usted elige
Manual por departamento	La plantilla de los departamentos que usted elige
Porcentajes manuales	Los porcentajes que usted escribe, que suman 100 %

Las asignaciones alimentan los informes de contracargo. Ningún archivo las importa. Copiar asignaciones las traslada de un año al siguiente, y los informes de contracargo exportan sus tablas en CSV. Consulte Informes.

Vínculos con otros objetos¶

Vínculo	Dónde se crea	En un archivo
Proyectos	La pestaña Relaciones de la partida o del proyecto	El archivo de presupuesto lleva un proyecto por partida en `project`. Los vínculos de la pestaña Relaciones no están en el archivo. Las listas muestran ambos
Solicitudes	La pestaña Relaciones de la solicitud	No
Aplicaciones	La pestaña Relaciones de la partida o de la aplicación	No
Activos	La pestaña Relaciones del activo	No
Contratos	La pestaña Relaciones de la partida o del contrato	No
Contactos, sitios web, archivos adjuntos	La pestaña Relaciones de la partida	No
Tareas	La pestaña Vista general de la partida	No

Datos maestros¶

El archivo de presupuesto encuentra los datos maestros por identificadores de negocio. Cargue primero los datos maestros. El archivo de presupuesto crea los proveedores que faltan cuando Crear los proveedores que faltan está marcada, y los valores analíticos que faltan. No crea nada más.

Objeto	Identificado en los archivos por	Obligatorio	En una partida presupuestaria
Empresa	`name`	Nombre, país, moneda base. La pantalla pide además una ciudad	`company_name`
Departamento	`company_name` y `name`	Empresa, nombre	Lo usan las asignaciones
Plan de cuentas	Su código (`coa_code` en el archivo de cuentas)	Código, nombre, ámbito	A través de la empresa pagadora
Cuenta	`account_number` dentro de su plan (`coa_code` en el archivo global)	Número, nombre	`account_number`
Centro de coste	`code`, sin distinguir mayúsculas y minúsculas	Código, nombre, tipo, y la empresa de un centro de coste	`cost_center_code`
Proveedor	`name`	Nombre	`supplier_erp_id`, luego `supplier_name`
Dimensión analítica	Su código	Código	La cabecera de columna `analytics:<code>`
Valor analítico	`axis_code` y `name`	Nombre	La celda de la columna de su dimensión
Calendario laboral	`code`, sin distinguir mayúsculas y minúsculas	Código, nombre	Lo usan las líneas de Cantidad y precio
Usuario	`email`	Correo	`owner_it_email`, `owner_business_email`

Lo que importa cuando hace corresponder otra herramienta con KANAP:

Las empresas llevan su plantilla, sus usuarios IT y su facturación por año. La facturación se expresa en millones de la moneda base de la empresa. Las asignaciones por plantilla, usuarios IT o facturación necesitan los indicadores del año.
Las cuentas pertenecen a un plan de cuentas, y una empresa usa un plan. Un número de cuenta es un número entero, único dentro de su plan. La cuenta de una partida presupuestaria debe existir en el plan de su empresa pagadora. Consulte Planes de cuentas y gestión de cuentas.
Los centros de coste forman un árbol. Un grupo reúne centros de coste y otros grupos, y puede abarcar varias empresas. Un centro de coste pertenece a una empresa, no tiene hijos y es el único nodo que puede usar una partida. Su responsable del presupuesto aparece en cada partida que lleva. Consulte Centros de coste.
Los proveedores se hacen coincidir por nombre en su propio archivo. El archivo de presupuesto los busca primero por el ID de ERP y luego por el nombre: rellene el ID de ERP cuando su ERP tenga uno.
Las dimensiones analíticas se crean en su página, cada una con un código. Una partida tiene como máximo un valor por dimensión. Consulte Dimensiones analíticas.
Los calendarios laborales son estándar (siguen los festivos de un país) o personalizados. Contienen los días laborables de cada mes, año por año. Consulte Calendarios laborales.
Las monedas son códigos ISO de tres letras. Las monedas permitidas, la moneda de informes y los tipos de cambio se configuran en pantalla y no tienen archivo.

Formatos de intercambio¶

Cada archivo de la tabla se exporta y se importa desde la página que gestiona el objeto. Las importaciones se hacen en dos pasos: una comprobación que no escribe nada y después una carga. Salvo el archivo de contratos, comparten las reglas de codificación, separador, fechas e importes y el límite de tamaño descritos en Archivos CSV.

Objeto	Exportación	Importación	Coincidencia por	Detalles
Partidas OPEX y sus importes	Sí	Sí	`item_number`	Cargar un presupuesto desde una hoja de cálculo
Partidas CAPEX y sus importes	Sí	Sí	`item_number`	Cargar un presupuesto desde una hoja de cálculo
Empresas y sus indicadores	Sí	Sí	`name`	Empresas
Departamentos	Sí	Sí	`company_name` y `name`	Departamentos
Cuentas	Sí	Sí	`account_number` dentro del plan	Planes de cuentas y gestión de cuentas
Planes de cuentas	No	No		Se crean en la página o desde una plantilla. Consulte Planes de cuentas y gestión de cuentas
Centros de coste	Sí	Sí	`code`	Centros de coste
Proveedores	Sí	Sí	`name`	Proveedores
Valores analíticos	Sí	Sí	`axis_code` y `name`	Dimensiones analíticas
Calendarios laborales	Sí	Sí	`code`, una fila por calendario y año	Calendarios laborales
Usuarios	Sí	Sí	`email`	Archivo CSV de usuarios
Contratos	Sí	Sí	`name` y `supplier_name`	Contratos. El archivo no lleva los vínculos con las partidas presupuestarias
Asignaciones	Desde los informes de contracargo	No		Informes
Líneas de Cantidad y precio, configuración de las columnas presupuestarias, congelaciones, monedas	No	No		Se configuran en pantalla

El archivo de presupuesto lee y escribe los importes de cualquier columna y año, como totales anuales o por meses, con los detalles de la partida en la misma fila. Es la vía de entrada para un presupuesto preparado en otro sitio y la vía de salida hacia una hoja de cálculo o una herramienta de BI. Cada lista presupuestaria exporta e importa su propio archivo: el archivo OPEX desde Gestión presupuestaria > OPEX, el archivo CAPEX desde Gestión presupuestaria > CAPEX.

Llevar un presupuesto a KANAP¶

Haga corresponder cada objeto de su herramienta actual con las tablas anteriores, y sus identificadores con la columna Coincidencia por.
Cargue los datos maestros en el orden indicado en Cargar un presupuesto completo.
Exporte el archivo OPEX y el archivo CAPEX para obtener la fila de cabecera de su organización, con una columna por dimensión analítica. Una lista sin partidas exporta solo la fila de cabecera.
Rellene una fila por partida, con item_number vacío, con una columna de importe por columna presupuestaria y año (budget_2027), o por mes (budget_2027_03).
Importe los archivos. La comprobación informa de los errores por línea del archivo, y no se escribe nada hasta que usted carga.

Un conjunto coherente de archivos de ejemplo, con una empresa ficticia y sus datos maestros, está en el repositorio de KANAP.

Leer los datos directamente¶

En una instalación on-premise, la base de datos PostgreSQL es suya: KANAP funciona sobre la base que usted proporciona. Puede leerla, hacer copias de seguridad y conectarle herramientas.

Antes de hacerlo, tenga en cuenta tres puntos.

La seguridad a nivel de fila filtra cada lectura. KANAP se conecta con un rol de aplicación dedicado que no puede eludir la seguridad a nivel de fila. KANAP no arranca con un rol de superusuario ni con un rol que la eluda. Cada tabla que contiene sus datos solo muestra sus filas a una sesión que ha indicado el espacio de trabajo que lee. Una sesión que no lo ha indicado obtiene resultados vacíos, sin ningún error.

Las tablas son internas. Sus nombres, sus columnas y su almacenamiento cambian de una versión a otra, con las migraciones que se ejecutan en cada actualización. Los nombres de columna en la base son claves de almacenamiento y difieren de los nombres en pantalla y en los archivos. Una consulta escrita sobre las tablas de hoy puede devolver resultados erróneos o vacíos después de una actualización.

Sus objetos pueden bloquear una actualización. PostgreSQL se niega a modificar o eliminar una columna de la que depende una vista. Una vista creada sobre tablas de KANAP puede hacer fallar una actualización. Mantenga sus consultas en la herramienta de BI o en una base de informes separada.

Para una herramienta de BI, use primero las exportaciones. El archivo de presupuesto y los archivos de datos maestros llevan nombres e identificadores de negocio, documentados en este manual.

Cuando una herramienta tenga que leer la base, dele un rol propio de solo lectura. No reutilice nunca el rol de aplicación. Por ejemplo, como administrador de PostgreSQL, con kanap como rol de aplicación y como base:

-- The workspace of this installation
SELECT id FROM tenants;

CREATE ROLE kanap_bi LOGIN PASSWORD 'change-me' NOSUPERUSER NOBYPASSRLS;
GRANT CONNECT ON DATABASE kanap TO kanap_bi;
GRANT USAGE ON SCHEMA public TO kanap_bi;
GRANT SELECT ON spend_items, capex_items, companies, accounts TO kanap_bi;
ALTER ROLE kanap_bi IN DATABASE kanap SET app.current_tenant = '<id from the first query>';

Conceda SELECT solo sobre las tablas que necesitan sus informes. La base también contiene cuentas de usuario, datos de inicio de sesión y configuraciones que una herramienta de informes no necesita. Revise los permisos y las consultas después de cada actualización.