Datenmodell des Budgets¶

Diese Seite beschreibt, wie KANAP Budgetdaten organisiert: die Objekte, ihre Beziehungen, die Felder, die einen Datensatz identifizieren, und die Dateien, mit denen jedes Objekt ein- und ausgeht. Sie richtet sich an Controller und Budgetadministratoren, die einen Umstieg von Tabellenkalkulationen oder einem anderen Werkzeug vorbereiten, und an das technische Team, das ein BI-Werkzeug an eine On-Premise-Installation anbindet.

Die hier beschriebenen Dateien sind der Vertrag, auf den Sie sich stützen. Ihre Spalten sind in diesem Handbuch dokumentiert und werden beim Import geprüft. Ändert sich ein Aufbau, lehnt ein Import eine Datei im alten Aufbau ab und nennt den Grund. Die Datenbanktabellen dahinter sind intern: Sie ändern sich, wenn KANAP sich weiterentwickelt. Stützen Sie einen Umstieg von einem anderen Werkzeug und jede Integration auf die Dateien.

Die Objekte im Überblick¶

Objekt	Was es enthält	Wo Sie es verwalten
OPEX-Position	Laufende Kosten, von Jahr zu Jahr fortgeführt	Budgetverwaltung > OPEX
CAPEX-Position	Eine Investition, von Jahr zu Jahr fortgeführt	Budgetverwaltung > CAPEX
Budgetspalten	Die fünf Betragsspalten, die jede Position für jedes Jahr hat	Budgetverwaltung > Administration > Budgetspalten
Zeilen unter Menge und Preis	Die Zeilen, aus denen eine Spalte berechnet werden kann	Der Tab Budget einer Position
Zuordnung	Wie die Kosten eines Jahres einer Position auf Unternehmen oder Abteilungen verteilt werden	Der Tab Zuordnungen einer Position
Unternehmen	Eine juristische Person, die zahlt, mit ihren jährlichen Kennzahlen	Stammdaten > Unternehmen
Abteilung	Eine Einheit eines Unternehmens, mit ihrer jährlichen Mitarbeiterzahl	Stammdaten > Abteilungen
Kontenplan und Konto	Die Konten, auf die ein Unternehmen seine Positionen bucht	Stammdaten > Kontenpläne
Kostenstelle	Wer die Ausgabe verantwortet, in einem Baum aus Gruppen	Stammdaten > Kostenstellen
Lieferant	Wer bezahlt wird	Stammdaten > Lieferanten
Analysedimension und Wert	Freie Klassifizierungen für das Reporting	Stammdaten > Analysedimensionen
Arbeitstagekalender	Arbeitstage pro Monat und Jahr, für Preise pro Tag	Stammdaten > Arbeitstagekalender
Benutzer	IT- und Fachverantwortliche, Budgetverantwortliche	Administration > Benutzer
Währungen	Erlaubte Währungen, Reportingwährung, Wechselkurse	Budgetverwaltung > Administration > Währungen

Wie die Objekte zusammenhängen¶

Objekt	Verweist auf	Wie viele
OPEX- oder CAPEX-Position	Zahlendes Unternehmen	Eines
	Konto, aus dem Kontenplan des zahlenden Unternehmens	Eines
	Währung, aus den erlaubten Währungen	Eine
	Kostenstelle	Keine oder eine. Eine Gruppe ist nicht verwendbar
	Lieferant	Keiner oder einer
	Wert jeder aktiven Analysedimension	Keiner oder einer pro Dimension
	IT-Verantwortlicher und Fachverantwortlicher (Benutzer)	Je keiner oder einer
	Budgetjahre	Eines pro Jahr
Budgetjahr einer Position	Budgetspalten	Fünf, jede mit zwölf Monatsbeträgen
	Zeilen unter Menge und Preis	Bis zu 50 pro Spalte
	Zuordnung	Eine Methode, mit ihren Unternehmen oder Abteilungen
Zeile unter Menge und Preis mit Preis pro Tag	Arbeitstagekalender	Einer
Kostenstelle	Unternehmen	Eines
	Budgetverantwortlicher (Benutzer)	Keiner oder einer
	Übergeordnete Gruppe	Keine oder eine
Gruppe von Kostenstellen	Übergeordnete Gruppe	Keine oder eine. Eine Gruppe hat kein Unternehmen
Unternehmen	Kontenplan	Einer. Ein Unternehmen ohne eigenen Kontenplan verwendet den Kontenplan, der Standard für andere Länder ist
	Land und Basiswährung	Je eines
	Kennzahlen: Mitarbeiterzahl, IT-Benutzer, Umsatz	Ein Satz pro Jahr
Abteilung	Unternehmen	Eines
Konto	Kontenplan	Einer
Analysewert	Analysedimension	Eine

Eine Position ist außerdem mit Projekten, Anfragen, Anwendungen, Assets, Verträgen, Kontakten, Aufgaben, Websites und Anhängen verknüpft. Siehe Verknüpfungen mit anderen Objekten.

Budgetpositionen¶

OPEX- und CAPEX-Positionen¶

Eine Position lebt über mehrere Jahre: Eine Lizenz über drei Jahre ist eine Position mit drei Budgetjahren. KANAP vergibt jeder Position beim Anlegen eine Nummer: OPX-12 für OPEX, CPX-3 für CAPEX. Die Nummer identifiziert die Position in der Budgetdatei.

Feld	Spalte der Budgetdatei	Erforderlich	Hinweise
Nummer	`item_number`	Von KANAP vergeben	Leer in der Datei: legt eine Position an
Produktname (OPEX), Titel (CAPEX)	`name`	Ja
Beschreibung (OPEX)	`description`	Nein
Anlagentyp (CAPEX)	`ppe_type`	Ja	`hardware` oder `software`
Investitionsart (CAPEX)	`investment_type`	Ja	`replacement`, `capacity`, `productivity`, `security`, `conformity`, `business_growth` oder `other`
Priorität (CAPEX)	`priority`	Ja	`mandatory`, `high`, `medium` oder `low`
Zahlendes Unternehmen	`company_name`	Ja	Wird von der Kostenstelle übernommen, wenn nur die Kostenstelle angegeben ist
Lieferant	`supplier_name`, `supplier_erp_id`	Nein
Konto	`account_number`	Ja	Im Kontenplan des zahlenden Unternehmens
Kostenstelle	`cost_center_code`	Nein	Eine Gruppe wird abgelehnt
Run oder Build	`run_build`	Nein	`run` oder `build`
Analysewerte	`analytics:<code>`	Nein	Eine Spalte pro aktiver Dimension
IT-Verantwortlicher, Fachverantwortlicher	`owner_it_email`, `owner_business_email`	Nein	Aktive Benutzer
Projekt	`project`	Nein	Eine Projektnummer, zum Beispiel `PRJ-3`
Währung	`currency`	Ja	ISO-Code mit drei Buchstaben
Gültig ab	`effective_start`	Ja	In einer Datei der 1. Januar des ersten Jahres mit einem Betrag in der Zeile, sonst des laufenden Jahres
Ende der Gültigkeit	`end_of_validity`	Nein	Das einzige Enddatum einer Position
Notizen	`notes`	Nein

Eine Position hat keinen eigenen Status zum Laden. Sie ist aktiv bis zum Ende ihrer Gültigkeit und wird danach innerhalb einer Stunde deaktiviert. Der auf einer Position angezeigte Budgetverantwortliche kommt aus ihrer Kostenstelle und wird nicht auf der Position gespeichert.

Budgetjahre¶

Jede Position hat ein Budget pro Jahr. Der Tab Budget zeigt das laufende Jahr, die zwei Jahre davor und die zwei Jahre danach. Eine Budgetdatei kann bis zu zwölf Jahre auf einmal exportieren.

Ein Budgetjahr enthält die fünf Budgetspalten mit ihren Monatsbeträgen, die Zeilen unter Menge und Preis jeder Spalte und die Zuordnung des Jahres.

Budgetspalten¶

Jede Position hat für jedes Jahr dieselben fünf Spalten. Sie werden einmal für die ganze Organisation festgelegt, für OPEX und CAPEX gleichermaßen.

Position	Standardname	Name in Dateien
1	Budget	`budget`
2	Revision	`revision`
3	Prognose (standardmäßig ausgeblendet)	`forecast`
4	Ist-Werte	`actual`
5	Erwarteter Endwert	`landing`

Ein Budgetadministrator kann eine Spalte umbenennen (bis zu 40 Zeichen), ausblenden und die Standardspalte wählen. Der Name in Dateien bleibt gleich, eine Datei funktioniert also auch nach einer Umbenennung. Siehe Budgetspalten.
Eine ausgeblendete Spalte behält ihre Beträge und nimmt weiterhin Importe an.
Spalten werden pro Jahr, pro Spalte und pro Bereich (OPEX oder CAPEX) eingefroren. Eine eingefrorene Spalte lehnt Bearbeitungen, Importe, Kopien und Zurücksetzungen ab. Siehe Daten einfrieren / auftauen.

Eine sechste Spalte gibt es nicht. Um mehrere Budgetrunden aufzubewahren, verwenden Sie eine Spalte pro Runde, oder kopieren Sie eine Spalte in ein anderes Jahr oder eine andere Spalte mit Budgetspalten kopieren.

Monatsbeträge¶

Jede Spalte eines Budgetjahres enthält zwölf Monatsbeträge mit zwei Dezimalstellen, in der Währung der Position. Die Jahressumme ist die Summe der Monate. Eine Datei kann die Jahressumme oder die zwölf Monate einer Spalte enthalten: Eine Jahressumme wird über den Zeitraum der Spalte verteilt, wie im Tab Budget.

Jede Spalte speichert außerdem ihren Zeitraum innerhalb des Jahres und die Herkunft ihrer Beträge: eine Verteilung, eine Kopie, eine Eingabe von Hand oder ihre Zeilen unter Menge und Preis. Berichte rechnen die Beträge mit den Wechselkursen des Jahres in die Reportingwährung um. Siehe Währungseinstellungen.

Zeilen unter Menge und Preis¶

Eine Spalte kann aus Zeilen berechnet werden, jede eine Menge mal ein Stückpreis. Jede Zeile hat eine Beschreibung (bis zu 200 Zeichen), eine Menge (bis zu 3 Dezimalstellen), eine Einheit (Personen, Tage oder Stück), einen Stückpreis (bis zu 4 Dezimalstellen), eine Häufigkeit, einen Zeitraum oder ein Datum und einen Arbeitstagekalender, wenn der Preis pro Tag gilt. Die VZÄ der Spalte ergeben sich aus den Zeilen. Siehe Menge und Preis.

Diese Zeilen werden im Tab Budget erfasst. Keine Datei enthält sie. Eine Budgetdatei schreibt die Monatsbeträge einer Spalte, und die Zeilen bleiben als Referenz bei ihr.

Zuordnungen¶

Jedes Budgetjahr einer Position hat eine Zuordnungsmethode:

Methode	Verteilt nach
Standard	Der Standard der Organisation für das Jahr, festgelegt unter Standard-Zuordnungsmethode
Mitarbeiterzahl, IT-Benutzer, Umsatz	Den Kennzahlen der Unternehmen für das Jahr
Manuell nach Unternehmen	Einer Kennzahl, über die Unternehmen, die Sie auswählen
Manuell nach Abteilung	Der Mitarbeiterzahl der Abteilungen, die Sie auswählen
Manuelle Prozentsätze	Den Prozentsätzen, die Sie eingeben, zusammen 100 %

Zuordnungen speisen die Berichte zur Leistungsverrechnung. Keine Datei importiert sie. Zuordnungen kopieren überträgt sie von einem Jahr ins nächste, und die Berichte zur Leistungsverrechnung exportieren ihre Tabellen als CSV. Siehe Berichte.

Verknüpfungen mit anderen Objekten¶

Verknüpfung	Wo sie angelegt wird	In einer Datei
Projekte	Der Tab Verknüpfungen der Position oder des Projekts	Die Budgetdatei enthält ein Projekt pro Position in `project`. Die Verknüpfungen des Tabs Verknüpfungen sind nicht in der Datei. Die Listen zeigen beides
Anfragen	Der Tab Verknüpfungen der Anfrage	Nein
Anwendungen	Der Tab Verknüpfungen der Position oder der Anwendung	Nein
Assets	Der Tab Verknüpfungen des Assets	Nein
Verträge	Der Tab Verknüpfungen der Position oder des Vertrags	Nein
Kontakte, Websites, Anhänge	Der Tab Verknüpfungen der Position	Nein
Aufgaben	Der Tab Übersicht der Position	Nein

Stammdaten¶

Die Budgetdatei findet Stammdaten über fachliche Kennungen. Laden Sie die Stammdaten zuerst. Die Budgetdatei legt fehlende Lieferanten an, wenn Fehlende Lieferanten anlegen angehakt ist, sowie fehlende Analysewerte. Sonst legt sie nichts an.

Objekt	In Dateien identifiziert über	Erforderlich	Auf einer Budgetposition
Unternehmen	`name`	Name, Land, Basiswährung. Die Oberfläche verlangt außerdem einen Ort	`company_name`
Abteilung	`company_name` und `name`	Unternehmen, Name	Von Zuordnungen verwendet
Kontenplan	Seinen Code (`coa_code` in der Kontendatei)	Code, Name, Geltungsbereich	Über das zahlende Unternehmen
Konto	`account_number` innerhalb seines Kontenplans (`coa_code` in der globalen Datei)	Nummer, Name	`account_number`
Kostenstelle	`code`, unabhängig von der Groß- und Kleinschreibung	Code, Name, Typ, und das Unternehmen einer Kostenstelle	`cost_center_code`
Lieferant	`name`	Name	`supplier_erp_id`, dann `supplier_name`
Analysedimension	Ihren Code	Code	Die Spaltenüberschrift `analytics:<code>`
Analysewert	`axis_code` und `name`	Name	Die Zelle der Spalte seiner Dimension
Arbeitstagekalender	`code`, unabhängig von der Groß- und Kleinschreibung	Code, Name	Von Zeilen unter Menge und Preis verwendet
Benutzer	`email`	E-Mail-Adresse	`owner_it_email`, `owner_business_email`

Worauf es ankommt, wenn Sie ein anderes Werkzeug auf KANAP abbilden:

Unternehmen tragen ihre Mitarbeiterzahl, ihre IT-Benutzer und ihren Umsatz pro Jahr. Der Umsatz wird in Millionen der Basiswährung des Unternehmens angegeben. Zuordnungen nach Mitarbeiterzahl, IT-Benutzern oder Umsatz brauchen die Kennzahlen des Jahres.
Konten gehören zu einem Kontenplan, und ein Unternehmen verwendet einen Kontenplan. Eine Kontonummer ist eine ganze Zahl, eindeutig innerhalb ihres Kontenplans. Das Konto einer Budgetposition muss im Kontenplan ihres zahlenden Unternehmens existieren. Siehe Kontenpläne und Kontenverwaltung.
Kostenstellen bilden einen Baum. Eine Gruppe fasst Kostenstellen und andere Gruppen zusammen und kann mehrere Unternehmen umfassen. Eine Kostenstelle gehört zu einem Unternehmen, hat keine Kinder und ist der einzige Knoten, den eine Position verwenden kann. Ihr Budgetverantwortlicher erscheint auf jeder Position, die sie trägt. Siehe Kostenstellen.
Lieferanten werden in ihrer eigenen Datei über den Namen zugeordnet. Die Budgetdatei ordnet sie zuerst über die ERP-ID zu, dann über den Namen: Füllen Sie die ERP-ID, wenn Ihr ERP eine hat.
Analysedimensionen werden auf ihrer Seite angelegt, jede mit einem Code. Eine Position hat höchstens einen Wert pro Dimension. Siehe Analysedimensionen.
Arbeitstagekalender sind Standardkalender (sie folgen den Feiertagen eines Landes) oder benutzerdefinierte Kalender. Sie enthalten die Arbeitstage jedes Monats, Jahr für Jahr. Siehe Arbeitstagekalender.
Währungen sind ISO-Codes mit drei Buchstaben. Die erlaubten Währungen, die Reportingwährung und die Wechselkurse werden in der Oberfläche festgelegt und haben keine Datei.

Austauschformate¶

Jede der folgenden Dateien wird auf der Seite exportiert und importiert, die das Objekt verwaltet. Importe laufen in zwei Schritten: eine Prüfung, die nichts schreibt, dann ein Laden. Mit Ausnahme der Vertragsdatei teilen sie die Regeln zu Kodierung, Trennzeichen, Datumsangaben und Beträgen sowie die Größengrenze, die unter CSV-Dateien beschrieben sind.

Objekt	Export	Import	Zugeordnet über	Details
OPEX-Positionen und ihre Beträge	Ja	Ja	`item_number`	Ein Budget aus einer Tabellenkalkulation laden
CAPEX-Positionen und ihre Beträge	Ja	Ja	`item_number`	Ein Budget aus einer Tabellenkalkulation laden
Unternehmen und ihre Kennzahlen	Ja	Ja	`name`	Unternehmen
Abteilungen	Ja	Ja	`company_name` und `name`	Abteilungen
Konten	Ja	Ja	`account_number` innerhalb des Kontenplans	Kontenpläne und Kontenverwaltung
Kontenpläne	Nein	Nein		Auf der Seite oder aus einer Vorlage angelegt. Siehe Kontenpläne und Kontenverwaltung
Kostenstellen	Ja	Ja	`code`	Kostenstellen
Lieferanten	Ja	Ja	`name`	Lieferanten
Analysewerte	Ja	Ja	`axis_code` und `name`	Analysedimensionen
Arbeitstagekalender	Ja	Ja	`code`, eine Zeile pro Kalender und Jahr	Arbeitstagekalender
Benutzer	Ja	Ja	`email`	CSV-Datei der Benutzer
Verträge	Ja	Ja	`name` und `supplier_name`	Verträge. Die Datei enthält nicht die Verknüpfungen zu Budgetpositionen
Zuordnungen	Aus den Berichten zur Leistungsverrechnung	Nein		Berichte
Zeilen unter Menge und Preis, Einstellungen der Budgetspalten, Einfrierungen, Währungen	Nein	Nein		In der Oberfläche festgelegt

Die Budgetdatei liest und schreibt die Beträge jeder Spalte und jedes Jahres, als Jahressummen oder Monate, mit den Details der Position in derselben Zeile. Sie ist der Weg hinein für ein anderswo erstelltes Budget und der Weg hinaus zu einer Tabellenkalkulation oder einem BI-Werkzeug. Jede Budgetliste exportiert und importiert ihre eigene Datei: die OPEX-Datei unter Budgetverwaltung > OPEX, die CAPEX-Datei unter Budgetverwaltung > CAPEX.

Ein Budget nach KANAP übernehmen¶

Bilden Sie jedes Objekt Ihres bisherigen Werkzeugs auf die Tabellen oben ab, und seine Kennungen auf die Spalte Zugeordnet über.
Laden Sie die Stammdaten in der Reihenfolge aus Ein ganzes Budget laden.
Exportieren Sie die OPEX-Datei und die CAPEX-Datei, um die Kopfzeile Ihrer Organisation zu erhalten, mit einer Spalte pro Analysedimension. Eine Liste ohne Position exportiert nur die Kopfzeile.
Füllen Sie eine Zeile pro Position, mit leerer item_number, mit einer Betragsspalte pro Budgetspalte und Jahr (budget_2027) oder pro Monat (budget_2027_03).
Importieren Sie die Dateien. Die Prüfung meldet die Fehler nach Zeile der Datei, und nichts wird geschrieben, bevor Sie laden.

Ein stimmiger Satz von Beispieldateien, mit einem fiktiven Unternehmen und seinen Stammdaten, liegt im KANAP-Repository.

Die Daten direkt lesen¶

Bei einer On-Premise-Installation gehört die PostgreSQL-Datenbank Ihnen: KANAP läuft auf der Datenbank, die Sie bereitstellen. Sie können sie lesen, sichern und Werkzeuge daran anbinden.

Bevor Sie das tun, beachten Sie drei Punkte.

Die Sicherheit auf Zeilenebene filtert jedes Lesen. KANAP verbindet sich mit einer eigenen Anwendungsrolle, die die Sicherheit auf Zeilenebene nicht umgehen kann. Mit einer Superuser-Rolle oder einer Rolle, die sie umgeht, startet KANAP nicht. Jede Tabelle mit Ihren Daten zeigt ihre Zeilen nur einer Sitzung, die den gelesenen Arbeitsbereich angegeben hat. Eine Sitzung ohne diese Angabe erhält leere Ergebnisse, ohne Fehlermeldung.

Die Tabellen sind intern. Ihre Namen, Spalten und Speicherung ändern sich von Version zu Version, durch die Migrationen, die bei jedem Update laufen. Die Spaltennamen in der Datenbank sind Speicherschlüssel und weichen von den Namen in der Oberfläche und in den Dateien ab. Eine Abfrage auf die heutigen Tabellen kann nach einem Update falsche oder leere Ergebnisse liefern.

Ihre Objekte können ein Update blockieren. PostgreSQL verweigert das Ändern oder Löschen einer Spalte, von der eine View abhängt. Eine View auf KANAP-Tabellen kann ein Update scheitern lassen. Halten Sie Ihre Abfragen im BI-Werkzeug oder in einer separaten Reporting-Datenbank.

Für ein BI-Werkzeug nutzen Sie zuerst die Exporte. Die Budgetdatei und die Stammdatendateien enthalten fachliche Namen und Kennungen, die in diesem Handbuch dokumentiert sind.

Wenn ein Werkzeug die Datenbank lesen muss, geben Sie ihm eine eigene Rolle mit reinem Lesezugriff. Verwenden Sie nie die Anwendungsrolle. Zum Beispiel als PostgreSQL-Administrator, mit kanap als Anwendungsrolle und Datenbank:

-- The workspace of this installation
SELECT id FROM tenants;

CREATE ROLE kanap_bi LOGIN PASSWORD 'change-me' NOSUPERUSER NOBYPASSRLS;
GRANT CONNECT ON DATABASE kanap TO kanap_bi;
GRANT USAGE ON SCHEMA public TO kanap_bi;
GRANT SELECT ON spend_items, capex_items, companies, accounts TO kanap_bi;
ALTER ROLE kanap_bi IN DATABASE kanap SET app.current_tenant = '<id from the first query>';

Vergeben Sie SELECT nur auf die Tabellen, die Ihre Berichte brauchen. Die Datenbank enthält auch Benutzerkonten, Anmeldedaten und Einstellungen, die ein Reporting-Werkzeug nicht braucht. Prüfen Sie die Rechte und die Abfragen nach jedem Update.