Lieferanten¶

Lieferanten (auch als Anbieter bezeichnet) repräsentieren die Unternehmen, bei denen Sie Software, Dienstleistungen und Support einkaufen. Verknüpfen Sie Lieferanten mit Anwendungen, Verträgen und OPEX-Zeilen, um Lieferantenbeziehungen und Ausgaben in Ihrem gesamten IT-Portfolio zu verfolgen.

Erste Schritte¶

Navigieren Sie zu Stammdaten > Lieferanten, um das Lieferantenverzeichnis zu öffnen. Klicken Sie auf Neu, um Ihren ersten Eintrag zu erstellen.

Pflichtfelder: - Name: Der Lieferanten- oder Anbietername

Optional aber nützlich: - ERP-Lieferanten-ID: Referenz-ID aus Ihrem ERP- oder Beschaffungssystem - Notizen: Freitext-Notizen zur Anbieterbeziehung

Tipp: Erstellen Sie Lieferanten, bevor Sie Anwendungen oder Verträge anlegen. Sie können sie dann bei der Erstellung verknüpfen.

Mit der Liste arbeiten¶

Die Lieferantenliste bietet Ihnen ein durchsuchbares, sortierbares Verzeichnis aller Ihrer Anbieter.

Standardspalten: - Name: Lieferantenname (zum Öffnen der Lieferantenseite anklicken) - ERP-Lieferanten-ID: Referenz-ID aus externen Systemen

Zusätzliche Spalten (über Spaltenauswahl): - Status: Aktiviert oder Deaktiviert - Notizen: Zusätzliche Informationen - Erstellt: Wann der Datensatz erstellt wurde

Jede Zelle in einer Zeile ist anklickbar und öffnet die Seite dieses Lieferanten.

Standardsortierung: Nach Name, alphabetisch. Die Sortierung einer Textspalte ignoriert Groß- und Kleinschreibung sowie Akzente.

Filtern: - Schnellsuche: Durchsucht Lieferantenfelder - Statusbereich: Verwenden Sie den Umschalter Anzeigen: Alle / Aktiv / Deaktiviert über dem Grid, um nach Status zu filtern. Standardmäßig zeigt die Liste aktivierte Lieferanten

Aktionen: - Neu: Neuen Lieferanten erstellen (erfordert suppliers:member) - CSV importieren: Massenimport von Lieferanten (erfordert suppliers:admin) - CSV exportieren: Liste als CSV exportieren (erfordert suppliers:admin) - Ausgewählte löschen: Ausgewählte Lieferanten entfernen (erfordert suppliers:admin)

Die Lieferantenseite¶

Klicken Sie auf eine Zeile, um die Seite des Lieferanten zu öffnen. Mit den Pfeilen oben oder den Pfeiltasten links und rechts wechseln Sie zwischen den Lieferanten, ohne zur Liste zurückzukehren. Jede Änderung wird von selbst gespeichert: Es gibt keine Schaltfläche zum Speichern.

Die Seite hat zwei Reiter: Übersicht und Kontakte.

Titel: Der Name des Lieferanten. Klicken Sie darauf, um ihn zu bearbeiten; die Änderung wird gespeichert, wenn Sie das Feld verlassen oder Enter drücken, Escape verwirft sie. Der Name ist Pflicht und muss sich von den Namen aller anderen Lieferanten unterscheiden, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung (SAP und sap sind derselbe Name): KANAP zeigt die Meldung unter dem Namen und behält den gespeicherten Namen.

Referenz: Die ERP-Lieferanten-ID steht, wenn der Lieferant eine hat, vor dem Namen. Klicken Sie darauf, um sie zu kopieren.

Kopfzeile, unter dem Namen: - Status: Aktiviert oder Deaktiviert. Klicken Sie darauf, um ihn zu ändern. Die Wahl von Deaktiviert deaktiviert den Lieferanten sofort: Das Ende der Gültigkeit wird auf den aktuellen Zeitpunkt gesetzt. - Kontakte: Die Anzahl der mit dem Lieferanten verknüpften Kontakte. Klicken Sie darauf, um den Reiter Kontakte zu öffnen. - Verwendet in: Die Anzahl der Budgetzeilen, Verträge, Anwendungen und Assets, die den Lieferanten verwenden. Klicken Sie darauf, um zum Abschnitt Verwendet in im Reiter Übersicht zu springen.

Eigenschaften (das Feld rechts, geöffnet über seinen Reiter oder die Taste P): - ERP-Lieferanten-ID: Die ID des Lieferanten in Ihrem ERP- oder Beschaffungssystem. Sie wird gespeichert, wenn Sie das Feld verlassen oder Enter drücken. - Lebenszyklus: Der Statusschalter und das Datum Ende der Gültigkeit. Lassen Sie das Datum leer, damit der Lieferant unbegrenzt aktiv bleibt, oder legen Sie ein künftiges Datum fest, um sein Ende zu planen.

Notizen: Freie Notizen zum Lieferanten, im Reiter Übersicht. Sie werden kurz nach dem Ende der Eingabe gespeichert und wenn Sie das Feld verlassen.

Zum Bearbeiten ist die Berechtigung suppliers:member erforderlich. Benutzer mit Lesezugriff sehen dieselbe Seite, können aber nichts ändern.

Drücken Sie Escape oder klicken Sie auf die Schaltfläche zum Schließen, um zur Liste zurückzukehren.

Kontakte¶

Der Reiter Kontakte listet die mit diesem Lieferanten verknüpften Kontakte nach Kontakttyp:

Kontakttyp	Zweck
Vertrieb	Ansprechpartner für Vertrieb und Kundenbetreuung
Technik	Ansprechpartner für Engineering und technischen Support
Support	Ansprechpartner für Helpdesk und Kundensupport
Sonstige	Jeder Kontakt, der zu keinem der obigen Typen passt

So funktioniert es: - Jeder Abschnitt listet seine Kontakte mit Namen. Klicken Sie auf einen Namen, um die Kontaktseite zu öffnen. - Vorhandenen hinzufügen: Suchen Sie einen Kontakt nach Namen und wählen Sie ihn aus. Die Verknüpfung wird sofort gespeichert. - Neuer Kontakt: Öffnet das Kontaktformular mit bereits ausgefülltem Lieferanten und Kontakttyp. KANAP bringt Sie nach dem Erstellen des Kontakts zu diesem Reiter zurück. - Die Papierkorb-Schaltfläche entfernt die Verknüpfung. Der Kontakt selbst bleibt in Ihren Kontakten. Eine Meldung bestätigt das, mit der Aktion Rückgängig, die den Kontakt wieder verknüpft.

Tipp: Pflegen Sie mindestens einen Kontakt pro Lieferant, damit die Kommunikation mit ihm immer nur einen Klick entfernt ist.

Verwendet in¶

Der Abschnitt Verwendet in, unter den Notizen im Reiter Übersicht, listet auf, was auf diesen Lieferanten verweist, eine Liste pro Typ, jede mit ihrer Anzahl:

Budgetzeilen: OPEX- und CAPEX-Zeilen mit diesem Lieferanten, mit ihrer Referenz (BL-12) und ihrem Typ.
Verträge: Verträge mit diesem Lieferanten.
Anwendungen: Anwendungen, deren Hersteller er ist.
Assets: Assets, die er betreut (der Support-Lieferant des Assets).

Klicken Sie auf eine Zeile, um die zugehörige Seite zu öffnen. Deaktivierte Einträge tragen den Hinweis Deaktiviert und stehen nach den anderen. Eine Liste zeigt bis zu 50 Einträge und nennt ihre Gesamtzahl. Bei mehr als 50 haben Budgetzeilen, Verträge und Anwendungen einen Link wie Alle 57 anzeigen, der ihre Liste gefiltert auf diesen Lieferanten öffnet. Sie sehen nur die Listen, die Sie lesen dürfen: Ein Benutzer ohne Zugriff auf Verträge sieht keine Vertragsliste. Ein Lieferant, den nichts verwendet, zeigt eine Zeile, die das sagt.

Prüfen Sie diesen Abschnitt, bevor Sie einen Lieferanten deaktivieren oder löschen. Ein Lieferant, den noch Budgetzeilen, Verträge, Anwendungen oder Assets verwenden, kann nicht gelöscht werden. Die Meldung zählt auf, was ihn verwendet, zum Beispiel „Dieser Lieferant wird noch verwendet: 2 Verträge und 1 Anwendung“. Deaktivieren Sie ihn stattdessen. In der Liste nennt die Bestätigung die so erhaltenen Lieferanten mit dem, was sie verwendet, bevor etwas gelöscht wird. Um ihn dennoch zu löschen, tragen Sie zuerst bei diesen Budgetzeilen, Verträgen, Anwendungen und Assets einen anderen Lieferanten ein oder entfernen ihn dort, wo er optional ist (ein Vertrag braucht immer einen). Löschen Sie ihn dann.

Einen Lieferanten erstellen¶

Klicken Sie in der Liste auf Neu. Geben Sie den Namen (Pflicht), die ERP-Lieferanten-ID und die Notizen ein und klicken Sie dann auf Erstellen. Der Lieferant wird aktiviert angelegt und seine Seite öffnet sich, mit verfügbarem Reiter Kontakte.

CSV-Import/Export¶

CSV exportieren lädt die Lieferanten herunter, die die Liste zeigt, mit ihrer Suche, ihren Filtern und ihrer Sortierung. Wählen Sie im Dialog Das ganze Verzeichnis, um alle Lieferanten herunterzuladen, aktivierte und deaktivierte. Der Dialog schließt sich, sobald die Datei heruntergeladen ist. CSV importieren liest eine Datei wieder ein. Der Importdialog bietet außerdem Vorlage herunterladen: eine Datei nur mit den Kopfzeilen. Er nennt die zulässigen Werte.

Die Spalten:

Spalte	Inhalt
`name`	Pflicht. Der Name des Lieferanten. Zeilen werden über diesen Namen zugeordnet
`erp_supplier_id`	Die ID des Lieferanten in Ihrem ERP
`commercial_contact`	Die E-Mail-Adresse eines bestehenden Kontakts. Das Laden verknüpft den Lieferanten mit ihm
`technical_contact`	Die E-Mail-Adresse eines Kontakts, wie oben
`support_contact`	Die E-Mail-Adresse eines Kontakts, wie oben
`notes`	Freier Text
`status`	`enabled` oder `disabled`
`disabled_at`	Das Gültigkeitsende: ein Datum (`2026-12-31`) oder ein vollständiges Datum mit Uhrzeit. Der Export schreibt nur das Datum. Erneut importiert, behält dieses Datum das gespeicherte Gültigkeitsende. Leer, wenn der Lieferant keines hat

Import:

Verwenden Sie die Vorabprüfung, um die Datei vor dem Anwenden zu prüfen, und dann Laden
Zeilen werden über name zugeordnet, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung: Eine Zeile aktualisiert den Lieferanten, den sie nennt, jede andere Zeile legt einen an. Die gespeicherte Schreibweise bleibt: Eine Zeile sap aktualisiert SAP, und die Vorabprüfung meldet „sap“ wurde „SAP“ zugeordnet
name ist Pflicht. Jede andere Zelle ist optional
Jeder Lieferant belegt eine Zeile. Zwei Zeilen mit demselben Namen, auch in anderer Groß- und Kleinschreibung, werden bei der Vorabprüfung abgelehnt, mit beiden Zeilennummern
Die E-Mail-Adresse eines Kontakts muss zu einem Kontakt gehören, der unter Kontakte bereits existiert. Sonst wird die Zeile bei der Vorabprüfung abgelehnt: Legen Sie den Kontakt zuerst an
disabled_at setzt das Gültigkeitsende, der Status ergibt sich daraus. Ein Status, der dem Datum widerspricht, wird abgelehnt. Eine Datei ohne die Spalte disabled_at lässt sich weiterhin importieren: Dann bestimmt der Status allein den Lebenszyklus

Hinweise: - Siehe CSV-Dateien für die Kodierung, das Trennzeichen und die beiden Importschritte - Importieren Sie Lieferanten, bevor Sie Anwendungen oder Verträge importieren, die sie referenzieren. Die Budgetdatei legt einen fehlenden Lieferanten ebenfalls an, wenn Fehlende Lieferanten anlegen angehakt ist. Siehe Ein Budget aus einer Tabellenkalkulation laden

Tipps¶

Konsistente Benennung: Verwenden Sie offizielle Anbieternamen (z. B. „Microsoft Corporation" statt „MS" oder „MSFT"), um Duplikate zu vermeiden.
ERP-IDs frühzeitig hinzufügen: Wenn Sie ein ERP-System verwenden, erleichtert die Erfassung der Lieferanten-ID den Abgleich.
Deaktivieren statt löschen: Wenn Sie die Zusammenarbeit mit einem Anbieter beenden, deaktivieren Sie ihn statt zu löschen, um historische Daten in Verträgen und Anwendungen zu bewahren.
Kontakte nach Rollen organisieren: Verwenden Sie die vier Rollenkategorien, damit Kollegen die richtige Ansprechperson bei jedem Anbieter leicht finden.
Vor dem Verknüpfen erstellen: Fügen Sie Lieferanten den Stammdaten hinzu, bevor Sie Anwendungen oder Verträge erstellen, die sie referenzieren.