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Fournisseurs

Les fournisseurs (également appelés vendeurs) représentent les entreprises auprès desquelles vous achetez des logiciels, des services et du support. Liez les fournisseurs aux applications, contrats et lignes OPEX pour suivre les relations fournisseurs et les dépenses dans votre portefeuille IT.

Premiers pas

Naviguez vers Données de référence > Fournisseurs pour ouvrir le répertoire des fournisseurs. Cliquez sur Nouveau pour créer votre première entrée.

Champs obligatoires : - Nom : Le nom du fournisseur ou du vendeur

Optionnel mais utile : - ID fournisseur ERP : Identifiant de référence de votre ERP ou système d'approvisionnement - Notes : Notes libres sur la relation fournisseur

Conseil : Créez les fournisseurs avant d'ajouter des applications ou des contrats : vous pourrez les lier lors de la création.

Travailler avec la liste

La liste des fournisseurs vous offre un répertoire consultable et triable de tous vos vendeurs.

Colonnes par défaut : - Nom : Nom du fournisseur (cliquez pour ouvrir la fiche du fournisseur) - ID fournisseur ERP : Identifiant de référence des systèmes externes

Colonnes supplémentaires (via le sélecteur de colonnes) : - Statut : Activé ou Désactivé - Notes : Informations complémentaires - Créé : Date de création de l'enregistrement

Chaque cellule d'une ligne est cliquable et ouvre la fiche du fournisseur.

Tri par défaut : Par nom, alphabétique. Le tri d'une colonne de texte ignore la casse et les accents.

Filtrage : - Recherche rapide : Recherche dans les champs du fournisseur - Filtre de statut : Utilisez le bouton bascule Afficher : Tous / Activés / Désactivés au-dessus de la grille pour filtrer par statut. Par défaut, la liste affiche les fournisseurs activés

Actions : - Nouveau : Créer un nouveau fournisseur (nécessite suppliers:member) - Importer CSV : Import en masse de fournisseurs (nécessite suppliers:admin) - Exporter CSV : Exporter la liste en CSV (nécessite suppliers:admin) - Supprimer la sélection : Supprimer les fournisseurs sélectionnés (nécessite suppliers:admin)

La fiche fournisseur

Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche du fournisseur. Utilisez les flèches en haut, ou les touches fléchées gauche et droite, pour passer d'un fournisseur à l'autre sans revenir à la liste. Chaque modification s'enregistre d'elle-même : il n'y a pas de bouton d'enregistrement.

La fiche comporte deux onglets : Vue d'ensemble et Contacts.

Titre : le nom du fournisseur. Cliquez dessus pour le modifier ; la modification s'enregistre quand vous quittez le champ ou appuyez sur Entrée, et Échap l'annule. Le nom est obligatoire et doit différer de celui de tous les autres fournisseurs, quelle que soit la casse (SAP et sap sont le même nom) : KANAP affiche le message sous le nom et garde le nom enregistré.

Référence : l'ID fournisseur ERP, quand le fournisseur en a un, s'affiche avant le nom. Cliquez dessus pour le copier.

En-tête, sous le nom : - Statut : Activé ou Désactivé. Cliquez dessus pour le changer. Choisir Désactivé désactive le fournisseur aussitôt : la fin de validité devient l'heure actuelle. - Contacts : le nombre de contacts liés au fournisseur. Cliquez dessus pour ouvrir l'onglet Contacts. - Lié à : le nombre de lignes budgétaires, contrats, applications et actifs liés au fournisseur. Cliquez dessus pour aller à la section Lié à de l'onglet Vue d'ensemble.

Propriétés (le panneau de droite, ouvert par son onglet ou la touche P) : - ID fournisseur ERP : l'identifiant du fournisseur dans votre ERP ou votre système d'achats. Il s'enregistre quand vous quittez le champ ou appuyez sur Entrée. - Cycle de vie : l'interrupteur de statut et la date de Fin de validité. Laissez la date vide pour que le fournisseur reste actif sans limite, ou saisissez une date future pour programmer sa fin.

Notes : des notes libres sur le fournisseur, dans l'onglet Vue d'ensemble. Elles s'enregistrent un instant après la fin de la saisie, et quand vous quittez le champ.

La modification requiert la permission suppliers:member. Les utilisateurs en lecture seule voient la même fiche sans pouvoir la modifier.

Appuyez sur Échap ou cliquez sur le bouton de fermeture pour revenir à la liste.

Contacts

L'onglet Contacts liste les contacts liés à ce fournisseur par type de contact :

Type de contact Usage
Commercial Contacts commerciaux et gestion de compte
Technique Contacts d'ingénierie et de support technique
Support Contacts du helpdesk et du support client
Autre Tout contact qui n'entre pas dans les types ci-dessus

Fonctionnement : - Chaque section liste ses contacts par nom. Cliquez sur un nom pour ouvrir la fiche du contact. - Ajouter un existant : recherchez un contact par son nom et choisissez-le. Le lien s'enregistre aussitôt. - Nouveau contact : ouvre le formulaire de contact avec le fournisseur et le type de contact déjà remplis. KANAP vous ramène à cet onglet une fois le contact créé. - Le bouton corbeille retire le lien. Le contact lui-même reste dans vos contacts. Un message le confirme, avec une action Annuler qui rattache de nouveau le contact.

Conseil : gardez au moins un contact par fournisseur pour que la communication avec lui soit toujours à portée de clic.

Lié à

La section Lié à, sous les notes de l'onglet Vue d'ensemble, liste ce qui fait référence à ce fournisseur, une liste par type, chacune avec son nombre :

  • Lignes budgétaires : les lignes OPEX et CAPEX dont il est le fournisseur, avec leur référence (BL-12) et leur type.
  • Contrats : les contrats passés avec ce fournisseur.
  • Applications : les applications dont il est l'éditeur.
  • Actifs : les actifs dont il assure le support (le fournisseur de support de l'actif).

Cliquez sur une ligne pour ouvrir sa fiche. Les éléments désactivés portent la mention Désactivé et viennent après les autres. Une liste montre jusqu'à 50 éléments et indique leur nombre total. Au-delà de 50, les lignes budgétaires, les contrats et les applications ont un lien comme Voir les 57 qui ouvre leur liste filtrée sur ce fournisseur. Vous ne voyez que les listes que vous avez le droit de lire : un utilisateur sans accès aux contrats ne voit pas la liste des contrats. Un fournisseur que rien n'utilise affiche une ligne qui le dit.

Consultez cette section avant de désactiver ou de supprimer un fournisseur. Un fournisseur encore utilisé par des lignes budgétaires, des contrats, des applications ou des actifs ne peut pas être supprimé. Le message compte ce qui l'utilise, par exemple « Ce fournisseur est utilisé par 2 contrats et 1 application ». Désactivez-le à la place. Dans la liste, la confirmation nomme les fournisseurs ainsi conservés, avec ce qui les utilise, avant toute suppression. Pour le supprimer malgré tout, indiquez d'abord un autre fournisseur sur ces lignes budgétaires, contrats, applications et actifs, ou retirez-le là où il est facultatif (un contrat en exige toujours un). Supprimez-le ensuite.

Créer un fournisseur

Cliquez sur Nouveau dans la liste. Renseignez le nom (obligatoire), l'ID fournisseur ERP et les notes, puis cliquez sur Créer. Le fournisseur est créé activé et sa fiche s'ouvre, avec l'onglet Contacts disponible.

Import/export CSV

Exporter CSV télécharge les fournisseurs que la liste affiche, avec sa recherche, ses filtres et son tri. Choisissez Tout le référentiel dans la fenêtre pour télécharger tous les fournisseurs, activés et désactivés. La fenêtre se ferme une fois le fichier téléchargé. Importer CSV relit un fichier. La fenêtre d'import propose aussi Télécharger le modèle : un fichier avec les seuls en-têtes. Elle indique les valeurs acceptées.

Les colonnes :

Colonne Contenu
name Obligatoire. Le nom du fournisseur. Les lignes sont rapprochées par ce nom
erp_supplier_id L'ID du fournisseur dans votre ERP
commercial_contact L'e-mail d'un contact existant. Le chargement y rattache le fournisseur
technical_contact L'e-mail d'un contact, comme ci-dessus
support_contact L'e-mail d'un contact, comme ci-dessus
notes Texte libre
status enabled ou disabled
disabled_at La fin de validité : une date (2026-12-31) ou une date et une heure complètes. L'export écrit la date seule. Réimportée, cette date conserve la fin de validité enregistrée. Vide quand le fournisseur n'en a pas

Import :

  • Utilisez la Vérification préalable pour valider le fichier avant de l'appliquer, puis Charger
  • Les lignes sont rapprochées par name, quelle que soit la casse : une ligne met à jour le fournisseur qu'elle nomme, toute autre ligne en crée un. Le nom enregistré ne change pas : une ligne sap met à jour SAP, et la vérification préalable indique « sap » a été rapproché de « SAP »
  • name est obligatoire. Toute autre cellule est facultative
  • Chaque fournisseur occupe une ligne. Deux lignes portant le même nom, même avec une casse différente, sont refusées à la vérification préalable, avec les deux numéros de ligne
  • L'e-mail d'un contact doit appartenir à un contact qui existe déjà dans Contacts. Sinon, la ligne est refusée à la vérification préalable : créez d'abord le contact
  • disabled_at fixe la fin de validité, et le statut en découle. Un statut qui contredit la date est refusé. Un fichier sans la colonne disabled_at s'importe toujours : le statut seul fixe alors le cycle de vie

Notes : - Voir Fichiers CSV pour l'encodage, le séparateur et les deux étapes d'import - Importez les fournisseurs avant les applications ou les contrats qui les référencent. Le fichier budgétaire crée aussi un fournisseur manquant lorsque Créer les fournisseurs manquants est cochée. Voir Charger un budget depuis un tableur

Conseils

  • Soyez cohérent dans les noms : Utilisez les noms officiels des vendeurs (par ex., « Microsoft Corporation » plutôt que « MS » ou « MSFT ») pour éviter les doublons.
  • Ajoutez les ID ERP tôt : Si vous utilisez un ERP, enregistrer l'identifiant fournisseur facilite les recoupements.
  • Désactivez plutôt que supprimer : Lorsque vous cessez de travailler avec un vendeur, désactivez-le au lieu de le supprimer pour préserver les données historiques dans les contrats et applications.
  • Organisez les contacts par rôle : Utilisez les quatre catégories de rôle pour permettre aux collègues de trouver facilement la bonne personne chez chaque vendeur.
  • Créez avant de lier : Ajoutez les fournisseurs aux données de référence avant de créer les applications ou contrats qui les référencent.