Charger un budget depuis un tableur¶
La plupart des équipes préparent leur budget dans un tableur : une ligne par poste, une colonne par année ou par mois. KANAP conserve les mêmes postes dans ses listes OPEX et CAPEX, où ils alimentent les ventilations, les rapports et la vue d'ensemble.
Le fichier budgétaire fait le lien entre les deux. Exportez les postes, modifiez les cellules qui vous intéressent dans Excel ou LibreOffice, puis importez le fichier. KANAP compare chaque cellule avec ce qu'il contient et n'écrit que ce qui a changé.
Il y a un fichier par liste. La liste OPEX exporte et importe le fichier OPEX, la liste CAPEX le fichier CAPEX. Les deux fichiers portent les mêmes colonnes et suivent les mêmes règles.
Où la trouver¶
- Chemin : Gestion budgétaire > OPEX, ou Gestion budgétaire > CAPEX
- Export : Exporter CSV dans la barre d'outils de la liste
- Import : Importer CSV dans la même barre d'outils
- Autorisations : les deux boutons demandent des droits d'administration sur cette liste (
opex:adminoucapex:admin)
Export¶
- Cliquez sur Exporter CSV dans la liste OPEX ou CAPEX.
- Choisissez ce que le fichier contient :
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Postes | Les postes affichés par la liste, avec sa recherche, ses filtres et sa portée de statut. Tous les postes exporte tous les postes à la place, y compris les postes terminés, sans les filtres de la liste |
| Années | Première année et Dernière année, jusqu'à douze années. Par défaut : l'année en cours, la précédente et la suivante |
| Colonnes | Les colonnes budgétaires à écrire. Les colonnes que votre organisation affiche sont cochées, et une colonne masquée est marquée masquée. Son en-tête est indiqué sous le nom, par exemple budget_2027 |
| Détail | Totaux annuels : une colonne par colonne budgétaire et par année. Mois : une colonne par colonne budgétaire, année et mois |
- Cliquez sur le bouton en bas de la fenêtre. Il nomme ce que le fichier contiendra : Exporter 120 postes filtrés, Exporter tous les postes, Exporter 3 412 postes, etc.
Le fichier est écrit dans la langue d'affichage de l'écran.
| Langue | Séparateur | Montants | Dates |
|---|---|---|---|
| Anglais | , |
12280.50 |
2027-03-01 |
| Français, espagnol | ; |
12280,50 |
01/03/2027 |
| Allemand | ; |
12280,50 |
01.03.2027 |
Exporter une liste sans poste donne la seule ligne d'en-tête. C'est votre modèle.
Les colonnes¶
Un fichier contient une ligne par poste : les colonnes de détail, puis les colonnes de montants, puis kanap_token.
Colonnes de détail¶
Elles sont identiques dans les deux fichiers, sauf les colonnes propres au type en début de ligne.
OPEX
| Colonne | Contenu | Sur un nouveau poste |
|---|---|---|
item_number |
Le numéro du poste : OPX-12 ou 12 |
Vide : la ligne ajoute un poste |
name |
Nom du produit | Obligatoire |
description |
La description longue | Facultative |
company_name |
Société payeuse | Obligatoire sauf si le poste a un centre de coûts |
supplier_name |
Nom du fournisseur | Facultatif |
supplier_erp_id |
L'ID du fournisseur dans votre ERP | Facultatif |
account_number |
Numéro de compte, dans le plan comptable de la société payeuse | Obligatoire |
cost_center_code |
Code du centre de coûts. Un groupe est refusé | Facultatif |
run_build |
run ou build |
Facultatif |
analytics:<code> |
Le nom de la valeur dans la dimension dont c'est le code. Une colonne par dimension, dimension par défaut incluse | Facultatif. Une valeur inexistante est créée par le chargement |
owner_it_email |
E-mail d'un utilisateur actif | Facultatif |
owner_business_email |
E-mail d'un utilisateur actif | Facultatif |
project |
Numéro de projet, par exemple PRJ-3 |
Facultatif |
currency |
Code ISO à trois lettres, parmi les devises autorisées dans votre espace de travail | Obligatoire |
effective_start |
Le jour où le poste commence | Le 1er janvier de la première année portant un montant sur la ligne, sinon de l'année en cours |
end_of_validity |
Le jour où le poste s'arrête | Aucune fin |
notes |
Texte libre | Facultatif |
CAPEX
| Colonne | Contenu | Sur un nouveau poste |
|---|---|---|
item_number |
Le numéro du poste : CPX-3 ou 3 |
Vide : la ligne ajoute un poste |
name |
Le titre de l'investissement | Obligatoire |
ppe_type |
hardware ou software |
Obligatoire |
investment_type |
replacement, capacity, productivity, security, conformity, business_growth ou other |
Obligatoire |
priority |
mandatory, high, medium ou low |
Obligatoire |
company_name |
Société payeuse | Obligatoire sauf si le poste a un centre de coûts |
supplier_name |
Nom du fournisseur | Facultatif |
supplier_erp_id |
L'ID du fournisseur dans votre ERP | Facultatif |
account_number |
Numéro de compte, dans le plan comptable de la société payeuse | Obligatoire |
cost_center_code |
Code du centre de coûts. Un groupe est refusé | Facultatif |
run_build |
run ou build |
Facultatif |
analytics:<code> |
Le nom de la valeur dans la dimension dont c'est le code. Une colonne par dimension, dimension par défaut incluse | Facultatif. Une valeur inexistante est créée par le chargement |
owner_it_email |
E-mail d'un utilisateur actif | Facultatif |
owner_business_email |
E-mail d'un utilisateur actif | Facultatif |
project |
Numéro de projet, par exemple PRJ-3 |
Facultatif |
currency |
Code ISO à trois lettres, parmi les devises autorisées dans votre espace de travail | Obligatoire |
effective_start |
Le jour où le poste commence | Le 1er janvier de la première année portant un montant sur la ligne, sinon de l'année en cours |
end_of_validity |
Le jour où le poste s'arrête | Aucune fin |
notes |
Texte libre | Facultatif |
Colonnes de montants¶
Une colonne de montant porte le nom de la colonne budgétaire et l'année : budget_2027. Avec le détail Mois, le mois s'ajoute : budget_2027_03.
| Nom dans le fichier | La colonne dans l'application |
|---|---|
budget |
La première colonne, nommée Budget par défaut |
revision |
La deuxième colonne, nommée Révision par défaut |
forecast |
La troisième colonne, nommée Prévision par défaut |
actual |
La quatrième colonne, nommée Réalisé par défaut |
landing |
La cinquième colonne, nommée Atterrissage prévu par défaut |
Ce sont les noms standard. Votre organisation peut renommer les cinq colonnes dans Colonnes budgétaires, en masquer certaines et choisir une colonne par défaut. Le fichier écrit toujours le nom technique ci-dessus, quels que soient les noms affichés à l'écran.
La dernière colonne¶
kanap_token est écrit par KANAP. Laissez-le tel quel. KANAP s'en sert pour vous dire qu'un poste a changé après votre export. Laissez-le vide sur une ligne que vous ajoutez.
Ce que signifie une cellule¶
- Une cellule vide conserve la valeur enregistrée.
-efface un détail du poste : description, notes, nom et ID ERP du fournisseur, centre de coûts, run ou build, une valeur de dimension, un responsable, le projet, la fin de validité. Sur une colonne qu'un nouveau poste doit remplir,-est une erreur de ligne.0écrit zéro.- Un total annuel égal au total enregistré n'écrit rien. Un total différent est réparti sur la période de la colonne, exactement comme lorsque vous saisissez le total dans l'onglet Budget.
- Une cellule de mois écrit ce mois, et marque la colonne comme modifiée à la main, comme un mois saisi dans l'onglet Budget.
- Un montant a au plus deux décimales. Une cellule de montant ne s'efface pas avec
-: écrivez0, ou laissez la cellule vide. - Un fichier peut contenir le total annuel d'une colonne et d'une année, ou ses douze mois, jamais les deux.
Une colonne absente conserve toutes les valeurs enregistrées de cette colonne. Un fichier qui ne contient que item_number et quelques colonnes de montants est un fichier valide.
Ajouter et faire correspondre les postes¶
item_numberrempli : ce poste est mis à jour. Vide : un nouveau poste est créé.- Il n'y a pas d'autre clé. Une nouvelle ligne qui ressemble à un poste existant, ou à une autre nouvelle ligne du même fichier, est un avertissement que vous pouvez ignorer.
- Les fournisseurs sont mis en correspondance par
supplier_erp_idlorsqu'il est rempli, sinon parsupplier_name. Un fournisseur nommé par le fichier et absent de KANAP est créé par le chargement lorsque Créer les fournisseurs manquants est cochée. Sans cette option, la vérification les liste et vous demande de les créer dans Données de référence > Fournisseurs. - Une valeur de dimension inexistante est créée par le chargement, et listée dans la vérification. Les comptes, les centres de coûts, les sociétés et les utilisateurs ne sont jamais créés : un élément inconnu est une erreur de ligne qui indique où l'ajouter.
- Les projets sont mis en correspondance par leur numéro, par exemple
PRJ-3. - Un poste terminé est un poste dont la
end_of_validityest passée. Indiquez la date pour terminer un poste, ou écrivez-dans la cellule pour l'effacer et laisser le poste en cours. Il n'y a pas de colonne de statut.
Vérifier, puis charger¶
- Cliquez sur Importer CSV et choisissez le fichier, ou déposez-le sur la fenêtre. Le fichier est vérifié aussitôt. Rien n'est écrit.
- Lisez le rapport :
| Section | Contenu |
|---|---|
| Erreurs | Les lignes que le chargement refuse, par ligne du fichier avec la colonne lorsqu'elle est connue. Un fichier avec une seule erreur ne charge rien |
| Modifications | Les postes à créer, les postes à mettre à jour et les postes que le fichier laisse tels quels |
| Modifiés dans KANAP depuis l'export | Les postes modifiés par quelqu'un après votre export, avec qui et quand. Charger le fichier écrit vos valeurs à la place de ces modifications |
| Avertissements | Une ligne qui ressemble à un autre poste, des colonnes que le fichier ignore |
| Créés par le chargement | Les fournisseurs et les valeurs de dimension que le chargement ajouterait |
- Cliquez sur Charger. Le chargement écrit tout ou rien.
Si un poste change entre la vérification et le chargement, le chargement s'arrête et vous demande de vérifier le fichier de nouveau. La vérification indique aussi comment elle a lu le fichier lorsqu'une date ou un montant pouvait se lire de deux façons, avec un bouton pour changer la lecture.
Excel et LibreOffice¶
Ouvrir le fichier et l'enregistrer le laisse chargeable. Les deux programmes conservent les colonnes, le séparateur et les valeurs.
Une date ou un montant que le fichier ne peut pas trancher seul est lu comme l'export l'a écrit, puis dans la langue d'affichage de l'écran. Toute date dont le jour est inférieur ou égal à 12 est ambiguë (01/03/2027 est le 1er mars en français et le 3 janvier en anglais), et un montant écrit comme 12,280 l'est aussi. La vérification indique comment elle les a lus et propose un bouton pour changer la lecture.
Une colonne que KANAP ne connaît pas est ignorée, avec un avertissement. Une colonne qui ressemble à une colonne de montants mal orthographiée, comme budjet_2027, refuse le fichier entier.
Fichiers d'anciennes versions¶
Un fichier dans un ancien format est refusé en entier : les fichiers de postes avec des colonnes de type y_budget, et le fichier des lignes budgétaires avec les colonnes measure et jan … dec. L'écran affiche ce message :
Ce fichier provient d'une version antérieure de KANAP. Exportez un nouveau fichier depuis cette liste, reportez-y vos modifications, puis importez-le de nouveau.
Exportez un nouveau fichier et reportez-y vos lignes.
Charger un budget complet¶
Le fichier budgétaire contient des postes budgétaires. La société payeuse, le compte, le centre de coûts, le fournisseur et les utilisateurs nommés par un poste doivent exister d'abord. Une petite équipe les charge dans cet ordre :
- Un plan comptable et ses comptes, dans Plans comptables
- Les sociétés, dans Sociétés
- Le fichier OPEX, avec Créer les fournisseurs manquants cochée
- Le fichier CAPEX, avec Créer les fournisseurs manquants cochée
Une organisation plus grande ajoute le reste des données de référence entre les deux :
- Le plan comptable et ses comptes
- Les sociétés
- Les utilisateurs, dans Utilisateurs
- Les centres de coûts, dans Centres de coûts
- Les fournisseurs, dans Fournisseurs
- Les valeurs de dimension, dans Dimensions analytiques. Les dimensions elles-mêmes sont créées sur cette page
- Les calendriers de jours ouvrés, dans Calendriers de jours ouvrés, une fois que des postes portent des quantités et des prix
- Le fichier OPEX
- Le fichier CAPEX
Le plan comptable vient en premier. Sur la page Plans comptables, cliquez sur Nouveau, donnez un code et un nom au plan, et choisissez Tous les pays sous Utilisé pour. Cliquez ensuite sur Gérer les plans, ouvrez le menu ⋯ du plan et cliquez sur Définir par défaut pour les autres pays. Une société sans plan comptable prend celui-ci, et c'est ainsi que les numéros de compte d'un fichier budgétaire sont résolus. Sélectionnez le plan sur la page, puis cliquez sur Importer CSV pour charger ses comptes.
Chacune de ces pages a sa propre section Importer CSV avec les colonnes de son fichier.