Cargar un presupuesto desde una hoja de cálculo¶

La mayoría de los equipos preparan su presupuesto en una hoja de cálculo: una fila por partida, una columna por año o por mes. KANAP conserva las mismas partidas en sus listas OPEX y CAPEX, donde alimentan las asignaciones, los informes y la vista general.

El archivo de presupuesto une ambas partes. Exporte las partidas, cambie las celdas que le interesen en Excel o LibreOffice y vuelva a importar el archivo. KANAP compara cada celda con lo que contiene y solo escribe lo que ha cambiado.

Hay un archivo por lista. La lista OPEX exporta e importa el archivo OPEX, y la lista CAPEX el archivo CAPEX. Ambos archivos llevan las mismas columnas y siguen las mismas reglas.

Dónde encontrarlo¶

Ruta: Gestión presupuestaria > OPEX, o Gestión presupuestaria > CAPEX
Exportación: Exportar CSV en la barra de herramientas de la lista
Importación: Importar CSV en la misma barra de herramientas
Permisos: ambos botones requieren derechos de administración en esa lista (opex:admin o capex:admin)

Exportación¶

Haga clic en Exportar CSV en la lista OPEX o CAPEX.
Elija lo que contendrá el archivo:

Ajuste	Efecto
Partidas	Las partidas que muestra la lista, con su búsqueda, sus filtros y su ámbito de estado. Todas las partidas exporta todas las partidas en su lugar, incluidas las finalizadas, sin los filtros de la lista
Años	Primer año y Último año, hasta doce años. Por defecto: el año en curso, el anterior y el siguiente
Columnas	Las columnas presupuestarias que se escribirán. Las columnas que muestra su organización están marcadas, y una columna oculta aparece marcada como oculta. Su encabezado se muestra bajo el nombre, por ejemplo `budget_2027`
Detalle	Totales anuales: una columna por columna presupuestaria y año. Meses: una columna por columna presupuestaria, año y mes

Haga clic en el botón inferior de la ventana. Nombra lo que contendrá el archivo: Exportar 120 partidas filtradas, Exportar todas las partidas, Exportar 3.412 partidas, etc.

El archivo se escribe en el idioma en que se muestra la pantalla.

Idioma	Separador	Importes	Fechas
Inglés	`,`	`12280.50`	`2027-03-01`
Francés, español	`;`	`12280,50`	`01/03/2027`
Alemán	`;`	`12280,50`	`01.03.2027`

Exportar una lista sin partidas devuelve solo la fila de encabezados. Esa es su plantilla.

Las columnas¶

Un archivo contiene una fila por partida: las columnas de detalle, después las columnas de importes y por último kanap_token.

Columnas de detalle¶

Son iguales en ambos archivos, salvo las columnas propias del tipo al principio de la fila.

OPEX

Columna	Contenido	En una partida nueva
`item_number`	El número de la partida: `OPX-12` o `12`	Vacío: la fila añade una partida
`name`	Nombre del producto	Obligatorio
`description`	La descripción larga	Opcional
`company_name`	Empresa pagadora	Obligatorio salvo que la partida tenga un centro de coste
`supplier_name`	Nombre del proveedor	Opcional
`supplier_erp_id`	El ID del proveedor en su ERP	Opcional
`account_number`	Número de cuenta, en el plan de cuentas de la empresa pagadora	Obligatorio
`cost_center_code`	Código del centro de coste. Se rechaza un grupo	Opcional
`run_build`	`run` o `build`	Opcional
`analytics:<code>`	El nombre del valor en la dimensión cuyo código es ese. Una columna por dimensión, la dimensión por defecto incluida	Opcional. La carga crea un valor que no existe
`owner_it_email`	Correo de un usuario activo	Opcional
`owner_business_email`	Correo de un usuario activo	Opcional
`project`	Número de proyecto, por ejemplo `PRJ-3`	Opcional
`currency`	Código ISO de tres letras, entre las monedas permitidas en su espacio de trabajo	Obligatorio
`effective_start`	El día en que empieza la partida	El 1 de enero del primer año con un importe en la fila, y si no, del año en curso
`end_of_validity`	El día en que termina la partida	Sin fin
`notes`	Texto libre	Opcional

CAPEX

Columna	Contenido	En una partida nueva
`item_number`	El número de la partida: `CPX-3` o `3`	Vacío: la fila añade una partida
`name`	El título de la inversión	Obligatorio
`ppe_type`	`hardware` o `software`	Obligatorio
`investment_type`	`replacement`, `capacity`, `productivity`, `security`, `conformity`, `business_growth` u `other`	Obligatorio
`priority`	`mandatory`, `high`, `medium` o `low`	Obligatorio
`company_name`	Empresa pagadora	Obligatorio salvo que la partida tenga un centro de coste
`supplier_name`	Nombre del proveedor	Opcional
`supplier_erp_id`	El ID del proveedor en su ERP	Opcional
`account_number`	Número de cuenta, en el plan de cuentas de la empresa pagadora	Obligatorio
`cost_center_code`	Código del centro de coste. Se rechaza un grupo	Opcional
`run_build`	`run` o `build`	Opcional
`analytics:<code>`	El nombre del valor en la dimensión cuyo código es ese. Una columna por dimensión, la dimensión por defecto incluida	Opcional. La carga crea un valor que no existe
`owner_it_email`	Correo de un usuario activo	Opcional
`owner_business_email`	Correo de un usuario activo	Opcional
`project`	Número de proyecto, por ejemplo `PRJ-3`	Opcional
`currency`	Código ISO de tres letras, entre las monedas permitidas en su espacio de trabajo	Obligatorio
`effective_start`	El día en que empieza la partida	El 1 de enero del primer año con un importe en la fila, y si no, del año en curso
`end_of_validity`	El día en que termina la partida	Sin fin
`notes`	Texto libre	Opcional

Columnas de importes¶

Una columna de importe lleva el nombre de la columna presupuestaria y el año: budget_2027. Con el detalle Meses se añade el mes: budget_2027_03.

Nombre en el archivo	La columna en la aplicación
`budget`	La primera columna, llamada Presupuesto por defecto
`revision`	La segunda columna, llamada Revisión por defecto
`forecast`	La tercera columna, llamada Previsión por defecto
`actual`	La cuarta columna, llamada Realizado por defecto
`landing`	La quinta columna, llamada Aterrizaje previsto por defecto

Estos son los nombres estándar. Su organización puede renombrar las cinco columnas en Columnas presupuestarias, ocultar algunas y elegir una columna por defecto. El archivo escribe siempre el nombre técnico indicado arriba, se llamen como se llamen sus columnas en pantalla.

La última columna¶

kanap_token lo escribe KANAP. Déjelo tal como está. KANAP lo usa para avisarle de que una partida ha cambiado después de su exportación. Déjelo vacío en una fila que añada.

Qué significa una celda¶

Una celda vacía conserva el valor guardado.
- borra un detalle de la partida: descripción, notas, nombre e ID de ERP del proveedor, centro de coste, run o build, un valor de dimensión, un responsable, el proyecto, el fin de validez. En una columna que una partida nueva debe rellenar, - es un error de fila.
0 escribe cero.
Un total anual igual al total guardado no escribe nada. Un total distinto se reparte por el periodo de la columna, exactamente como cuando escribe el total en la pestaña Presupuesto.
Una celda de mes escribe ese mes, y marca la columna como editada a mano, igual que un mes escrito en la pestaña Presupuesto.
Un importe tiene como máximo dos decimales. Una celda de importe no se borra con -: escriba 0, o deje la celda vacía.
Un archivo puede contener el total anual de una columna y un año, o sus doce meses, nunca ambos.

Una columna ausente conserva todos los valores guardados de esa columna. Un archivo que solo contenga item_number y unas pocas columnas de importes es un archivo válido.

Añadir y hacer coincidir partidas¶

item_number relleno: esa partida se actualiza. Vacío: se crea una partida nueva.
No hay otra clave. Una fila nueva que se parezca a una partida existente, o a otra fila nueva del mismo archivo, es una advertencia que puede ignorar.
Los proveedores se hacen coincidir por supplier_erp_id cuando está relleno, y si no por supplier_name. La carga crea un proveedor que el archivo nombra y que KANAP no tiene cuando Crear los proveedores que faltan está marcada. Sin esa opción, la verificación lista los que faltan y le pide crearlos en Datos maestros > Proveedores.
La carga crea un valor de dimensión que no existe y lo lista en la verificación. Las cuentas, los centros de coste, las empresas y los usuarios nunca se crean: un elemento desconocido es un error de fila que indica dónde añadirlo.
Los proyectos se hacen coincidir por su número, por ejemplo PRJ-3.
Una partida finalizada es una partida cuya end_of_validity ha pasado. Indique la fecha para finalizar una partida, o escriba - en la celda para borrarla y mantener la partida en curso. No hay columna de estado.

Comprobar y después cargar¶

Haga clic en Importar CSV y elija el archivo, o suéltelo en la ventana. El archivo se comprueba de inmediato. No se escribe nada.
Lea el informe:

Sección	Contenido
Errores	Las filas que la carga rechaza, por fila del archivo con la columna cuando la conoce. Un archivo con un solo error no carga nada
Cambios	Las partidas que se crearán, las que se actualizarán y las que el archivo deja tal como están
Modificadas en KANAP desde la exportación	Las partidas que alguien modificó después de su exportación, con quién y cuándo. Cargar el archivo escribe sus valores sobre esos cambios
Advertencias	Una fila que se parece a otra partida, columnas que el archivo ignora
Creados por la carga	Los proveedores y los valores de dimensión que la carga añadiría

Haga clic en Cargar. La carga escribe todo o nada.

Si una partida cambia entre la comprobación y la carga, la carga se detiene y le pide comprobar el archivo de nuevo. La verificación también indica cómo ha leído el archivo cuando una fecha o un importe podían leerse de dos maneras, con un botón para cambiar la lectura.

Excel y LibreOffice¶

Abrir el archivo y guardarlo lo deja cargable. Los dos programas conservan las columnas, el separador y los valores.

Una fecha o un importe que el archivo no puede decidir por sí solo se lee como lo escribió la exportación, y después en el idioma en que se muestra la pantalla. Toda fecha con un día igual o menor que 12 es ambigua (01/03/2027 es el 1 de marzo en francés y el 3 de enero en inglés), y un importe escrito como 12,280 también lo es. La verificación indica cómo los ha leído y ofrece un botón para cambiar la lectura.

Una columna que KANAP no conoce se ignora, con una advertencia. Una columna que parece una columna de importes mal escrita, como budjet_2027, rechaza el archivo entero.

Archivos de versiones anteriores¶

Un archivo con un formato anterior se rechaza por completo: los archivos de partidas con columnas del tipo y_budget, y el archivo de líneas presupuestarias con las columnas measure y jan … dec. La pantalla muestra este mensaje:

Este archivo procede de una versión anterior de KANAP. Exporte un archivo nuevo desde esta lista, copie en él sus cambios y vuelva a importarlo.

Exporte un archivo nuevo y copie en él sus filas.

Cargar un presupuesto completo¶

El archivo de presupuesto contiene partidas presupuestarias. La empresa pagadora, la cuenta, el centro de coste, el proveedor y los usuarios que nombra una partida deben existir antes. Un equipo pequeño los carga en este orden:

Un plan de cuentas y sus cuentas, en Planes de cuentas
Las empresas, en Empresas
El archivo OPEX, con Crear los proveedores que faltan marcada
El archivo CAPEX, con Crear los proveedores que faltan marcada

Una organización más grande añade el resto de los datos maestros entre medias:

El plan de cuentas y sus cuentas
Las empresas
Los usuarios, en Usuarios
Los centros de coste, en Centros de coste
Los proveedores, en Proveedores
Los valores de dimensión, en Dimensiones analíticas. Las dimensiones se crean en esa página
Los calendarios laborales, en Calendarios laborales, cuando las partidas lleven cantidades y precios
El archivo OPEX
El archivo CAPEX

El plan de cuentas va primero. En la página Planes de cuentas, haga clic en Nuevo, dé un código y un nombre al plan y elija Todos los países en Se usa para. Después haga clic en Gestionar planes, abra el menú ⋯ del plan y haga clic en Hacer predeterminado para otros países. Una empresa sin plan de cuentas toma ese, y así se resuelven los números de cuenta de un archivo de presupuesto. Seleccione el plan en la página y haga clic en Importar CSV para cargar sus cuentas.

Cada una de estas páginas tiene su propia sección Importar CSV con las columnas de su archivo.