Historial de los registros¶
El historial de un registro lista los cambios que se le han hecho: quién cambió qué, y cuándo. Responde a preguntas habituales, como «¿quién subió este importe?» o «¿cuándo se desvinculó este contrato?», sin pasar por el registro de auditoría.
Dónde encontrarlo¶
- Pestaña Historial, la última pestaña del registro: líneas presupuestarias (vea Líneas presupuestarias), contratos, empresas, departamentos, proveedores, ubicaciones, conexiones, interfaces, aplicaciones, activos, tecnologías, incidentes, proyectos, solicitudes y tareas.
- Botón Historial en la cabecera, que abre el historial en un panel lateral: cuentas, centros de coste, calendarios laborales, procesos de negocio, dimensiones y valores analíticos, y contactos.
- Pestaña Historial en el panel derecho de un documento de la base de conocimiento.
Un incidente conserva también su pestaña Diario. El diario cuenta lo que ocurrió durante el incidente. El historial lista los cambios del registro.
El flujo de actividad de un proyecto, una solicitud o una tarea solo muestra los comentarios y las decisiones. Los cambios del registro están en su historial. En una tarea, un comentario escrito al cambiar el estado muestra ese cambio.
Quién puede verlo¶
- Cualquier persona que pueda abrir el registro puede leer su historial. No se necesita ningún permiso adicional.
- Con un acceso a los datos limitado a ciertas empresas o centros de coste, una persona solo ve el historial de los registros incluidos en su acceso. Vea Acceso a los datos.
- Un incidente restringido sigue oculto para quien no puede verlo, y también el historial de sus tareas.
Qué muestra una entrada¶
El historial lista una entrada por cambio, la más reciente arriba. Cada entrada muestra:
- la fecha y la hora del cambio;
- su autor: una persona, Sistema para los cambios que KANAP hace por sí mismo, Importación para los cambios cargados desde un archivo, o Plaid para una persona cuando el asistente hizo el cambio en su nombre;
- para el registro en sí, el evento: Creado, Actualizado o Eliminado; para sus partes, el título o el evento de la parte;
- cada campo cambiado, con su valor antes y después (
antes → después).
Un cambio de importe indica el año, la columna y los valores antes y después.
Los historiales largos se cargan por páginas: haga clic en Cargar más al final de la lista para ver los cambios más antiguos.
Cambios en los elementos de un registro¶
El historial también lista los cambios en los elementos de un registro. En una línea presupuestaria, por ejemplo:
- los importes, por año y columna de presupuesto;
- las dimensiones analíticas;
- las asignaciones;
- los enlaces y los archivos adjuntos;
- los contactos;
- las aplicaciones, tecnologías y activos vinculados;
- las tareas.
En los demás registros, el historial lista del mismo modo los vínculos y los elementos que contienen: líneas presupuestarias, aplicaciones, activos, contratos, miembros del equipo, contactos, dependencias, enlaces web, documentos integrados, archivos adjuntos, tareas, despliegues y puntuaciones por criterio.
Registros que no puede leer¶
Una entrada puede nombrar otro registro, por ejemplo un contrato vinculado a la línea. Si no puede abrir ese registro, la entrada lo nombra solo por su tipo, por ejemplo «un contrato». Un registro eliminado desde entonces aparece como «un contrato eliminado».
En un contrato, un proyecto o una solicitud, una persona con acceso a los datos limitado ve las líneas presupuestarias fuera de su acceso como un recuento, sin sus nombres: «y 2 líneas fuera de su acceso».
Valores que el historial no muestra¶
- Un cambio del correo, del teléfono, del móvil o de las notas de un contacto se lee Correo modificado, Teléfono modificado, Móvil modificado o Notas modificadas. El valor queda fuera del historial.
- Para un contenido largo, la entrada indica solo que ha cambiado: Contenido modificado para el cuerpo de un documento de la base de conocimiento, Días laborables modificados para los días de un calendario laboral, Descripción modificada, Objetivo modificado o Situación actual modificada para los textos largos de los demás registros.
Preguntar al asistente¶
Plaid lee el historial de un registro con los mismos derechos que su página. Pregunte, por ejemplo: «¿Quién cambió los importes de BL-12?» o «¿Qué cambió en TEC-3 este año?» Plaid responde solo a partir de la pestaña Historial: para un registro que no la tiene, indica que KANAP no guarda historial de él.
El registro de auditoría completo¶
El historial se limita a lo que necesita un lector. El registro técnico completo de cada cambio, en todo el espacio de trabajo, sigue en Administración > Registro de auditoría. Vea Registro de auditoría.