Verlauf der Datensätze¶
Der Verlauf eines Datensatzes listet die Änderungen daran auf: wer was wann geändert hat. Er beantwortet alltägliche Fragen wie „Wer hat diesen Betrag erhöht?“ oder „Wann wurde die Verknüpfung mit diesem Vertrag entfernt?“, ohne Umweg über das Audit-Protokoll.
Wo Sie ihn finden¶
- Tab Verlauf, der letzte Tab des Datensatzes: Budgetzeilen (siehe Budgetzeilen), Verträge, Unternehmen, Abteilungen, Lieferanten, Standorte, Verbindungen, Schnittstellen, Anwendungen, Assets, Technologien, Vorfälle, Projekte, Anfragen und Aufgaben.
- Schaltfläche Verlauf in der Kopfzeile, die den Verlauf in einem Seitenbereich öffnet: Konten, Kostenstellen, Arbeitstagekalender, Geschäftsprozesse, Analysedimensionen und ihre Werte sowie Kontakte.
- Tab Verlauf im rechten Bereich eines Dokuments der Wissensdatenbank.
Ein Vorfall behält außerdem seinen Tab Journal. Das Journal erzählt, was während des Vorfalls geschah. Der Verlauf listet die Änderungen am Datensatz.
Der Aktivitäts-Stream eines Projekts, einer Anfrage oder einer Aufgabe zeigt nur Kommentare und Entscheidungen. Die Änderungen am Datensatz stehen in seinem Verlauf. Bei einer Aufgabe zeigt ein Kommentar, der zusammen mit einer Statusänderung geschrieben wurde, diese Änderung.
Wer ihn sehen kann¶
- Wer den Datensatz öffnen kann, kann auch seinen Verlauf lesen. Es ist keine zusätzliche Berechtigung nötig.
- Ist der Datenzugriff einer Person auf bestimmte Unternehmen oder Kostenstellen begrenzt, sieht sie nur den Verlauf der Datensätze innerhalb ihres Zugriffs. Siehe Datenzugriff.
- Ein eingeschränkter Vorfall bleibt für Personen verborgen, die ihn nicht sehen dürfen, ebenso der Verlauf seiner Aufgaben.
Was ein Eintrag zeigt¶
Der Verlauf listet einen Eintrag pro Änderung, den neuesten oben. Jeder Eintrag zeigt:
- Datum und Uhrzeit der Änderung;
- ihren Urheber: eine Person, System für Änderungen, die KANAP selbst vornimmt, Import für Änderungen, die aus einer Datei geladen wurden, oder Plaid für eine Person, wenn der Assistent die Änderung in ihrem Auftrag vorgenommen hat;
- für den Datensatz selbst das Ereignis: Erstellt, Aktualisiert oder Gelöscht; für seine Teile der Titel oder das Ereignis des Teils;
- jedes geänderte Feld mit seinem Wert vorher und nachher (
vorher → nachher).
Eine Betragsänderung nennt das Jahr, die Spalte und die Werte vorher und nachher.
Lange Verläufe werden seitenweise geladen: Klicken Sie unten in der Liste auf Mehr laden, um ältere Änderungen zu sehen.
Änderungen an den Bestandteilen eines Datensatzes¶
Der Verlauf listet auch die Änderungen an den Bestandteilen eines Datensatzes auf. Bei einer Budgetzeile zum Beispiel:
- Beträge, nach Jahr und Budgetspalte;
- Analysedimensionen;
- Zuordnungen;
- Links und Anhänge;
- Kontakte;
- verknüpfte Anwendungen, Technologien und Assets;
- Aufgaben.
Bei den anderen Datensätzen listet der Verlauf ebenso ihre Verknüpfungen und Bestandteile: Budgetzeilen, Anwendungen, Assets, Verträge, Teammitglieder, Kontakte, Abhängigkeiten, Weblinks, eingebettete Dokumente, Anhänge, Aufgaben, Bereitstellungen und Bewertungen nach Kriterien.
Datensätze, die Sie nicht lesen können¶
Ein Eintrag kann einen anderen Datensatz nennen, zum Beispiel einen mit der Zeile verknüpften Vertrag. Wenn Sie diesen Datensatz nicht öffnen können, nennt der Eintrag nur seine Art, zum Beispiel „ein Vertrag“. Ein inzwischen gelöschter Datensatz erscheint als „ein gelöschter Vertrag“.
Bei einem Vertrag, einem Projekt oder einer Anfrage sieht eine Person mit begrenztem Datenzugriff die Budgetzeilen außerhalb ihres Zugriffs nur als Anzahl, ohne Namen: „und 2 Zeilen außerhalb Ihres Zugriffs“.
Werte, die der Verlauf nicht zeigt¶
- Eine Änderung der E-Mail, des Telefons, der Mobilnummer oder der Notizen eines Kontakts lautet E-Mail geändert, Telefon geändert, Mobil geändert oder Notizen geändert. Der Wert bleibt außerhalb des Verlaufs.
- Bei langen Inhalten sagt der Eintrag nur, dass sie sich geändert haben: Inhalt geändert für den Text eines Dokuments der Wissensdatenbank, Arbeitstage geändert für die Tage eines Arbeitstagekalenders, Beschreibung geändert, Zweck geändert oder Aktuelle Situation geändert für die langen Texte der anderen Datensätze.
Den Assistenten fragen¶
Plaid liest den Verlauf eines Datensatzes mit denselben Rechten wie seine Seite. Fragen Sie zum Beispiel: „Wer hat die Beträge von BL-12 geändert?“ oder „Was hat sich an TEC-3 in diesem Jahr geändert?“ Plaid antwortet nur aus dem Tab Verlauf: Für einen Datensatz ohne diesen Tab sagt es, dass KANAP keinen Verlauf dafür führt.
Das vollständige Audit-Protokoll¶
Der Verlauf beschränkt sich auf das, was ein Leser braucht. Die vollständige technische Aufzeichnung jeder Änderung im gesamten Arbeitsbereich bleibt unter Administration > Audit-Protokoll. Siehe Audit-Protokoll.